Warum sollten Sie eine einzige Verwaltungssoftware für Ihr Hotel (PMS) und Restaurant (POS) wählen?

Im Gastgewerbe ist die effiziente Verwaltung des täglichen Betriebs von entscheidender Bedeutung, um ein außergewöhnliches Gästeerlebnis zu gewährleisten und die Rentabilität zu maximieren. Verwaltungssoftware wie PMS (Property Management System) und POS (Point of Sale) spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung dieser Abläufe.

PMS-Systeme für das Hotelmanagement zentralisieren Aufgaben wie Reservierungen, Abrechnung und Zimmerverwaltung. Andererseits erleichtern POS-Systeme Transaktionen in Restaurants und verschiedenen Verkaufsstellen und verwalten Bestellungen, Zahlungen und Lagerbestände.

Aber warum ist die Kombination dieser beiden Systeme in einer integrierten Plattform ein Gewinn für Ihr Hotel und Restaurant?

In diesem Artikel werden wir die vielen Vorteile einer einzelnen Verwaltungssoftware untersuchen. Wir werden sehen, wie diese Integration die betriebliche Effizienz verbessern, das Kundenerlebnis bereichern und Ressourcen und Kosten optimieren kann. Darüber hinaus diskutieren wir anhand einer Fallstudie die konkreten Auswirkungen auf das Hotelmanagement und geben Hinweise zur Auswahl der richtigen integrierten Software.

Finden Sie heraus, warum eine einzelne Verwaltungssoftware eine unverzichtbare Lösung für jeden Hotelmanager ist, der Verwaltungsaufgaben reduzieren und sich mehr auf die Zufriedenheit seiner Gäste konzentrieren möchte.

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Was ist ein integriertes Managementsystem?

Ein integriertes Managementsystem vereint die Funktionalität von PMS- (Property Management System) und POS- (Point of Sale) Systemen in einer einzigen einheitlichen Plattform. Dies ermöglicht eine zentrale und harmonisierte Verwaltung aller Vorgänge im Hotel- und Gaststättengewerbe, was die Arbeit der Teams erleichtert und die Gesamteffizienz des Betriebs verbessert.

Definition und Erklärung von PMS- und POS-Systemen

• • PMS (Property Management System):

ist eine Software, mit der Hotels verschiedene Vorgänge wie Reservierungen, Check-in und Check-out von Gästen, Zimmerverwaltung und Abrechnung verwalten. Ein PMS hilft dabei, Kundeninformationen zu zentralisieren und Verwaltungsprozesse zu automatisieren, wodurch sich wiederholende Aufgaben und menschliche Fehler reduziert werden.

• • POS (Point of Sale):

ist ein System, das hauptsächlich in Restaurants zur Verwaltung von Bestellungen, Zahlungen und Lagerbeständen verwendet wird. Es ermöglicht die Überwachung von Verkäufen in Echtzeit, die Verwaltung von Tischen und die Erleichterung der Kommunikation zwischen Küchen- und Speisesaalpersonal.

Beschreibung der Integration der beiden Systeme

Die Integration eines PMS und POS in eine einzige Plattform bietet einen umfassenden und konsistenten Überblick über den Hotel- und Restaurantbetrieb. Die Informationen werden zentralisiert, was eine bessere Koordination zwischen den Abteilungen ermöglicht. Wenn ein Gast beispielsweise eine Hotelreservierung vornimmt, kann das System automatisch seine Essenspräferenzen und spezifischen Bestellungen synchronisieren und so ein persönlicheres Erlebnis ermöglichen.

Beispiele für integrierte Funktionen

• • • • Einheitliche Abrechnung:

    Zimmer- und Verpflegungskosten können auf einer Rechnung zusammengefasst werden, was den Zahlungsvorgang für Gäste vereinfacht.

    • • Bestandsverfolgung in Echtzeit:

    Der Bestand an Produkten, die in Zimmern und Restaurants verwendet werden, wird in Echtzeit überwacht, was das Versorgungsmanagement erleichtert und Abfall reduziert.

    • • Zimmerkreditverwaltung:

    Sie können den Zimmertransfer ohne Limit genehmigen / den Zimmertransfer mit Kreditlimit genehmigen / Zimmertransfers verbieten.

    • • Einheitliches Trinkgeld:

    Wenn zum Beispiel ein Gast an der Bar sagt: „Sie setzen das auf meine Hotelrechnung und ich gebe Ihnen 10 € Trinkgeld“, ist das möglich.

    • • Bestellung im Zimmer (mit QR-Code)
    • • Verwaltung von Reservierungen und Tischen:

    Eine integrierte Plattform ermöglicht die Synchronisierung von Zimmerreservierungen mit Tischreservierungen im Restaurant und vermeidet so Duplikate und Fehler.

    Weitere Informationen zu den integrierten Lösungen von Medialog finden Sie auf unseren Seiten Medialog Hotel et Medialog Resto.

    Vorteile der PMS- und POS-Systemintegration

    Betriebseffizienz

    • • Reduzierung sich wiederholender Aufgaben

    Ein integriertes System reduziert die Anzahl sich wiederholender Aufgaben, mit denen sich die Mitarbeiter befassen müssen, erheblich. Sobald beispielsweise eine Reservierung erfolgt, werden alle notwendigen Informationen automatisch im System aktualisiert. Dadurch wird Zeit für die Mitarbeiter frei, die sich auf strategischere und kundenorientiertere Aufgaben konzentrieren können.

    • • Kontrolle

    Alles, was bei der Abwicklung generiert wird, kann von beiden Seiten kontrolliert werden.
    Die Restaurantzahlen werden an das PMS gesendet und das Hotel-PMS aggregiert alle diese Zahlen.
    Wir senden den Umsatz, die Details einer Rechnung, das Trinkgeld... Wir senden, wenn ein Kunde Guthaben in seinem Zimmer hat und wir dieses Guthaben (zum Beispiel) nutzen können.

    • • Einfache Bestandsverwaltung von Verbrauchsmaterialien

    Wenn der Konsum im Restaurant und/oder in der Bar erfolgt und auf der Hotelrechnung landet, wird die Lagerverwaltung erleichtert.

    • • Kommunikation

    Kommunikationsverbindungen ermöglichen es jedem Benutzer, Kundeninformationen weiterzuleiten. Wenn wir einen Zimmertransfer durchführen, haben wir Zugriff auf folgende Informationen: Hat der Kunde ein Guthaben, ist er einer Gruppe zugeordnet, hat er Allergene oder nicht usw.

    Verbessertes Kundenerlebnis

    • • Personalisierung der Dienste

    Mit einem integrierten System ist es einfacher, Kundendaten zu zentralisieren und personalisierte Dienste anzubieten. Kundenpräferenzen und -gewohnheiten können verfolgt und analysiert werden, was maßgeschneiderte Angebote ermöglicht und die Kundenzufriedenheit verbessert. Wenn ein Gast beispielsweise eine bestimmte Zimmerkategorie bevorzugt oder besondere Ernährungsbedürfnisse hat, können diese Informationen erfasst und zur Personalisierung seines Aufenthalts verwendet werden.

    • • Zentralisierte Verwaltung der Kundenpräferenzen

    Durch die zentrale Verwaltung können Sie die Kundenbedürfnisse besser verstehen und antizipieren. Alle relevanten Informationen sind an einem Ort verfügbar, sodass das Personal einen schnelleren und genaueren Service bieten kann. Dies führt zu einem reibungsloseren und angenehmeren Kundenerlebnis.

    Optimierung von Ressourcen und Kosten

    • • Reduzierung der Schulungskosten

    Ein integriertes System reduziert die Notwendigkeit, das Personal auf mehreren separaten Systemen zu schulen. Da nur eine Plattform beherrscht werden muss, ist der Schulungsprozess schneller und effizienter, wodurch die damit verbundenen Kosten gesenkt werden. Darüber hinaus erleichtert eine vereinfachte Benutzeroberfläche den Mitarbeitern das Erlernen und Verwenden des Systems.

    • • Vereinfachte Wartung

    Die Verwaltung eines einzigen integrierten Systems vereinfacht auch die Wartung. Updates und Erweiterungen können zentral durchgeführt werden, wodurch Ausfallzeiten und Wartungskosten reduziert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das System jederzeit auf dem neuesten Stand bleibt und optimal funktioniert.

    Fazit
    Die Integration von PMS- und Kassensystemen hat viele Vorteile für das Hotel- und Restaurantmanagement. Es trägt dazu bei, die betriebliche Effizienz zu verbessern, das Kundenerlebnis zu personalisieren und Ressourcen und Kosten zu optimieren.
    Um mehr über integrierte Lösungen zu erfahren, besuchen Sie die Seiten Medialog Hotel et Medialog Resto.

    Die Auswirkungen auf das Hotelmanagement

    Verwaltung von Reservierungen und Check-ins

    • • • • Flüssigkeit im Reservierungsbetrieb

        Online oder telefonisch vorgenommene Reservierungen werden sofort im System aktualisiert, wodurch Überbuchungsfehler und Doppelbuchungen vermieden werden. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter an der Rezeption sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen, was den Check-in-Prozess erleichtert und das Gästeerlebnis verbessert. Eine Hotelreservierung kann zu einer Restaurantreservierung führen.

        • • Koordination zwischen Rezeption und Restaurant

        Durch ein integriertes System wird die Koordination zwischen Rezeption und Restaurant deutlich verbessert. Beispielsweise können Tischreservierungen mit Zimmerreservierungen synchronisiert werden, was eine effizientere Verwaltung von Gästepräferenzen und Sonderwünschen ermöglicht. Diese Integration gewährleistet eine reibungslose Kommunikation zwischen den Abteilungen und eine bessere Organisation der Dienste.

        Bestands- und Auftragsverwaltung

        • • Bestandsverfolgung in Echtzeit

        Ein integriertes System ermöglicht die Bestandsverfolgung in Echtzeit, sowohl für Hotel- als auch für Restaurantprodukte. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Vorräte und minimiert Fehlbestände. Durch die Zentralisierung der Verbrauchsdaten erleichtert das System automatische Bestellungen, optimiert die Bestandsverwaltung und reduziert so Verschwendung.

        • • Automatisierte Nachfüllung

        Mit einer genauen Bestandsverfolgung in Echtzeit können Nachfüllungen automatisiert werden. Das bedeutet, dass das System automatisch Nachschubaufträge generieren kann, wenn der Lagerbestand einen vordefinierten Schwellenwert erreicht. Dadurch wird sichergestellt, dass Hotel und Restaurant immer über die benötigten Produkte verfügen, ohne dass es zu Überbeständen kommt. Bei Medialog lagern wir 1 für 1 und arbeiten mit Partnern zusammen Yokitup et mycawan.

        Dadurch wird sichergestellt, dass Hotel und Restaurant immer über die benötigten Produkte verfügen, ohne dass es zu Überbeständen kommt.

        Berichterstattung und Analyse

        • • Detaillierte Analysen für eine bessere Entscheidungsfindung

        Die Reporting- und Analysefähigkeiten eines integrierten Systems sind für die strategische Entscheidungsfindung unerlässlich. Manager können auf detaillierte Berichte zur Betriebsleistung, Verbrauchstrends und Kundenpräferenzen zugreifen. Mithilfe dieser Informationen können Sie Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Daten treffen.

        • • Integrierte Finanz- und Betriebsberichte

        Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, integrierte Finanz- und Betriebsberichte zu erstellen. Dazu gehören Analysen zu Einnahmen, Ausgaben und Gewinnmargen. Diese Berichte bieten einen umfassenden Überblick über die finanzielle Gesundheit des Instituts und helfen Managern, die Leistung zu überwachen und effektive Wachstumsstrategien zu planen.

        Um mehr über die Vorteile integrierter Systeme zu erfahren, besuchen Sie unsere Seiten Medialog Hotel et Medialog Resto.

        So wählen Sie die richtige integrierte Software aus

        Auswahlkriterien für integrierte PMS- und POS-Software

        • • • • Kompatibilität und Flexibilität

            Bei der Auswahl einer integrierten PMS- und POS-Software ist es entscheidend, deren Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen sicherzustellen. Entscheiden Sie sich für eine flexible und skalierbare Lösung, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann. Eine gute Integration ermöglicht eine individuelle Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Hotels und Restaurants.

            • • Kompatibilität und Flexibilität

            Intuitive Benutzeroberfläche
            Um eine schnelle Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu gewährleisten, ist eine Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche unerlässlich. Eine einfache, leicht zu navigierende Benutzeroberfläche reduziert die Schulungszeit und minimiert Benutzerfehler. Stellen Sie sicher, dass die Software sowohl für Manager als auch für das Betriebspersonal ein reibungsloses Benutzererlebnis bietet.

            • • Kompatibilität und Flexibilität

            Kundensupport und Wartung
            Der Kundensupport ist ein entscheidendes Element, das es zu berücksichtigen gilt. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der rund um die Uhr technischen Support und regelmäßige Wartungsdienste bietet, um einen kontinuierlichen Betrieb ohne Unterbrechungen sicherzustellen. Bei technischen Problemen kann ein guter Kundensupport den Unterschied machen.

            Bedeutung von Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

            • • Skalierbarkeit

            Eine gute integrierte Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Unabhängig davon, ob Sie neue Filialen eröffnen oder Dienstleistungen hinzufügen, muss sich die Software anpassen können, ohne dass größere Änderungen erforderlich sind. Die Skalierbarkeit stellt sicher, dass die Software langfristig relevant bleibt.

            • • Anpassungsfähigkeit

            Auch die Anpassbarkeit der Software ist von entscheidender Bedeutung. Es sollte sich in andere von Ihnen verwendete Tools und Technologien integrieren lassen, beispielsweise in Personalmanagementsysteme oder digitale Marketinglösungen. Diese Anpassungsfähigkeit gewährleistet Synergien zwischen verschiedenen Aspekten der Verwaltung Ihres Unternehmens.

            Fragen an potenzielle Lieferanten

            1.Ist die Software mit unseren aktuellen Systemen kompatibel?
            2. Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Wartungs- und Upgradekosten?
            3.Welche Anpassungsoptionen sind verfügbar?
            4. Bietet die Software angemessene Schulung und Kundenunterstützung?
            5.Welche spezifischen Funktionalitäten gibt es für die Hotellerie und Gastronomie?

            Um mehr über integrierte Lösungen zu erfahren, die an Ihr Unternehmen angepasst sind, erkunden Sie die Angebote von Medialog Hôtel und Medialog Resto

            Fazit

            Die Integration einer einzigen Verwaltungssoftware für Ihr Hotel (PMS) und Restaurant (POS) bietet erhebliche Vorteile, die die Art und Weise, wie Sie Ihr Lokal verwalten, verändern können. Durch die Zentralisierung und Automatisierung vieler Verwaltungsaufgaben können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die betriebliche Effizienz und das Kundenerlebnis erheblich verbessern. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Ressourcen- und Kostenoptimierung in Kombination mit detaillierten Analysen und integriertem Reporting, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

            Für Hotelmanager, die sich stärker auf ihre Gäste konzentrieren und Verwaltungsaufgaben reduzieren möchten, ist ein integriertes Managementsystem eine unverzichtbare Lösung. Es vereinfacht nicht nur die Abläufe, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit und -bindung durch eine stärkere Personalisierung der Dienste.

            Schließlich müssen bei der Auswahl der richtigen integrierten Software wesentliche Kriterien wie Kompatibilität, Flexibilität, Kundensupport und Skalierbarkeit berücksichtigt werden. Durch die Investition in eine passende Lösung bereiten Sie Ihr Unternehmen gelassen und effizient auf zukünftige Herausforderungen vor.

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