Porquê escolher um único software de gestão para o seu hotel (PMS) e restaurante (POS)?

Na indústria hoteleira, a gestão eficiente das operações diárias é crucial para garantir uma experiência excepcional aos hóspedes e maximizar a rentabilidade. Softwares de gestão, como PMS (Property Management System) e POS (Point of Sale), desempenham um papel vital na otimização dessas operações.

Os sistemas PMS, dedicados à gestão hoteleira, centralizam tarefas como reservas, faturação e gestão de quartos. Por outro lado, os sistemas POS facilitam as transações em restaurantes e diversos pontos de venda de estabelecimentos, gerenciando pedidos, pagamentos e estoques.

Mas porque é que combinar estes dois sistemas numa plataforma integrada é uma vantagem para o seu hotel e restaurante?

Neste artigo, exploraremos os muitos benefícios do software de gerenciamento único. Veremos como esta integração pode melhorar a eficiência operacional, enriquecer a experiência do cliente e otimizar recursos e custos. Também discutiremos os impactos concretos na gestão hoteleira, ilustrados por um estudo de caso, e forneceremos conselhos para a escolha do software integrado certo.

Descubra porque é que um software de gestão único é uma solução obrigatória para qualquer gestor de hotel que pretenda reduzir tarefas administrativas e concentrar-se mais na satisfação dos hóspedes.

Conheça nossas soluções Hotel Medialog et Medialog Resto

O que é um Sistema de Gestão Integrado?

Um sistema de gestão integrado combina a funcionalidade dos sistemas PMS (Sistema de Gestão de Propriedades) e POS (Ponto de Venda) em uma única plataforma unificada. Isto permite uma gestão centralizada e harmonizada de todas as operações relacionadas com a hotelaria e restauração, facilitando assim o trabalho das equipas e melhorando a eficiência global do estabelecimento.

Definição e explicação de sistemas PMS e POS

• • PMS (Sistema de Gestão Imobiliária):

é um software utilizado pelos hotéis para gerenciar diversas operações, como reservas, check-in e check-out de hóspedes, gerenciamento de quartos e faturamento. Um PMS ajuda a centralizar as informações dos clientes e automatizar processos administrativos, reduzindo assim tarefas repetitivas e erros humanos.

• • PDV (Ponto de Venda):

é um sistema usado principalmente em restaurantes para gerenciar pedidos, pagamentos e estoque. Permite acompanhar as vendas em tempo real, gerir as mesas e facilitar a comunicação entre o pessoal da cozinha e da sala de jantar.

Descrição da Integração dos Dois Sistemas

A integração de um PMS e POS em uma única plataforma fornece uma visão geral abrangente e consistente das operações de hotéis e restaurantes. A informação é centralizada, o que permite uma melhor coordenação entre departamentos. Por exemplo, quando um hóspede faz uma reserva de hotel, o sistema pode sincronizar automaticamente suas preferências gastronômicas e pedidos específicos, proporcionando uma experiência mais personalizada.

Exemplos de recursos integrados

• • • • Faturamento Unificado:

    As tarifas de quarto e jantar podem ser combinadas em uma fatura, simplificando o processo de pagamento para os hóspedes.

    • • Acompanhamento de inventário em tempo real:

    O estoque de produtos utilizados nos quartos e restaurantes é monitorado em tempo real, facilitando a gestão do abastecimento e reduzindo desperdícios.

    • • Gestão de crédito do quarto:

    Você pode autorizar transferência para quarto sem limite / autorizar transferência para quarto com limite de crédito / proibir transferências de quarto.

    • • Gorjetas unificadas:

    Por exemplo, se um cliente no bar disser “você coloca isso na minha conta do hotel e eu lhe dou 10 euros de gorjeta”, é possível.

    • • Encomende no quarto (com código QR)
    • • Gestão de Reservas e Mesas:

    Uma plataforma integrada permite sincronizar as reservas de quartos com as reservas de mesas dos restaurantes, evitando duplicações e erros.

    Para mais informações sobre as soluções integradas da Medialog, visite nossas páginas Hotel Medialog et Medialog Resto.

    Benefícios da integração de sistemas PMS e POS

    Eficiência operacional

    • • Redução de Tarefas Repetitivas

    Um sistema integrado reduz significativamente o número de tarefas repetitivas com as quais a equipe tem que lidar. Por exemplo, uma vez efetuada uma reserva, todas as informações necessárias são atualizadas automaticamente no sistema. Isso libera tempo da equipe, que pode se concentrar em tarefas mais estratégicas e voltadas para o cliente.

    • • Ao controle

    Tudo o que será gerado no assentamento poderá ser controlado de ambos os lados.
    Os valores do restaurante serão enviados ao PMS e o PMS do hotel agregará todos esses valores.
    Enviamos o faturamento, os dados de uma fatura, a gorjeta... Enviamos se um cliente tem crédito em seu quarto e se podemos utilizar esse crédito (por exemplo).

    • • Fácil gestão de estoque de produtos consumíveis

    Quando o consumo é feito no restaurante e/ou bar e vai para a conta do hotel, a gestão do stock é facilitada.

    • • Comunicação

    Os links de comunicação permitem que cada usuário encaminhe informações do cliente. Quando fazemos uma transferência de quarto, temos acesso às seguintes informações: o cliente tem crédito, está vinculado a um grupo, tem alergénios ou não, etc.

    Melhor experiência do cliente

    • • Personalização de Serviços

    Com um sistema integrado fica mais fácil centralizar os dados dos clientes e oferecer serviços personalizados. As preferências e hábitos dos clientes podem ser rastreados e analisados, permitindo ofertas personalizadas e melhorando a satisfação do cliente. Por exemplo, se um hóspede preferir um determinado tipo de quarto ou tiver necessidades alimentares específicas, esta informação pode ser registada e utilizada para personalizar a sua estadia.

    • • Gerenciamento centralizado das preferências do cliente

    O gerenciamento centralizado permite compreender e antecipar melhor as necessidades do cliente. Todas as informações relevantes estão acessíveis em um só lugar, permitindo que a equipe forneça um serviço mais rápido e preciso. Isso leva a uma experiência do cliente mais tranquila e agradável.

    Otimização de Recursos e Custos

    • • Redução de custos de treinamento

    Um sistema integrado reduz a necessidade de treinar pessoal em vários sistemas separados. Com apenas uma plataforma para dominar, o processo de formação é mais rápido e eficiente, reduzindo os custos associados. Além disso, uma interface de usuário simplificada facilita o aprendizado e o uso do sistema pela equipe.

    • • Manutenção simplificada

    Gerenciar um único sistema integrado também simplifica a manutenção. Atualizações e melhorias podem ser aplicadas centralmente, reduzindo o tempo de inatividade e os custos de manutenção. Isso garante que o sistema permaneça atualizado e funcionando perfeitamente em todos os momentos.

    Conclusão
    A integração de sistemas PMS e POS traz muitas vantagens para a gestão de hotéis e restaurantes. Ajuda a melhorar a eficiência operacional, personalizar a experiência do cliente e otimizar recursos e custos.
    Para saber mais sobre soluções integradas, visite as páginas Hotel Medialog et Medialog Resto.

    O impacto na gestão hoteleira

    Gestão de Reservas e Check-ins

    • • • • Fluidez nas Operações de Reservas

        As reservas feitas online ou por telefone são atualizadas instantaneamente no sistema, evitando erros de overbooking e reservas duplicadas. Além disso, os funcionários da recepção têm acesso imediato a todas as informações relevantes, facilitando o processo de check-in e melhorando a experiência do hóspede. Uma reserva de hotel pode levar a uma reserva de restaurante.

        • • Coordenação entre Recepção e Restaurante

        A coordenação entre a recepção e o restaurante é muito melhorada graças a um sistema integrado. Por exemplo, as reservas de mesas podem ser sincronizadas com as reservas de quartos, permitindo uma gestão mais eficiente das preferências dos hóspedes e dos pedidos especiais. Esta integração garante uma comunicação fluida entre departamentos e uma melhor organização dos serviços.

        Gerenciamento de estoque e pedidos

        • • Acompanhamento de inventário em tempo real

        Um sistema integrado permite o acompanhamento do inventário em tempo real, tanto de produtos de hotelaria como de restauração. Isto permite gerir os fornecimentos de forma mais eficiente e minimizar as rupturas de stock. Ao centralizar os dados de consumo, o sistema facilita os pedidos automáticos e otimiza a gestão de estoques, reduzindo assim o desperdício.

        • • Reabastecimento automatizado

        Com rastreamento de estoque preciso e em tempo real, os reabastecimentos podem ser automatizados. Isto significa que quando os níveis de stock atingem um limite predefinido, o sistema pode gerar automaticamente pedidos de reabastecimento. Isto garante que o hotel e o restaurante tenham sempre os produtos necessários sem excesso de stock. Na Medialog, estocamos 1 por 1 e trabalhamos com parceiros Yokitup et meucawan.

        Isto garante que o hotel e o restaurante tenham sempre os produtos necessários sem excesso de stock.

        Relatórios e Análise

        • • Análises detalhadas para melhor tomada de decisão

        As capacidades de relatório e análise de um sistema integrado são essenciais para a tomada de decisões estratégicas. Os gerentes podem acessar relatórios detalhados sobre desempenho operacional, tendências de consumo e preferências dos clientes. Essas informações permitem identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões com base em dados concretos.

        • • Relatórios Financeiros e Operacionais Integrados

        Outra vantagem é a capacidade de gerar relatórios financeiros e operacionais integrados. Isso inclui análises de receitas, despesas e margens de lucro. Esses relatórios fornecem uma visão abrangente da saúde financeira da instituição, ajudando os gestores a monitorar o desempenho e a planejar estratégias eficazes de crescimento.

        Para saber mais sobre os benefícios dos sistemas integrados, visite nossas páginas Hotel Medialog et Medialog Resto.

        Como escolher o software integrado certo

        Critérios de seleção para software integrado de PMS e POS

        • • • • Compatibilidade e Flexibilidade

            Ao escolher software PMS e POS integrado, é crucial garantir a sua compatibilidade com os seus sistemas existentes. Opte por uma solução flexível e escalável que se adapte ao crescimento do seu estabelecimento. Uma boa integração permite a personalização de acordo com as necessidades específicas do seu hotel e restaurante.

            • • Compatibilidade e Flexibilidade

            Interface do usuário intuitiva
            Um software com uma interface de usuário intuitiva é essencial para garantir a rápida adoção pela equipe. Uma interface simples e fácil de navegar reduz o tempo de treinamento e minimiza erros do usuário. Certifique-se de que o software forneça uma experiência de usuário tranquila para gerentes e equipe operacional.

            • • Compatibilidade e Flexibilidade

            Suporte e Manutenção ao Cliente
            O suporte ao cliente é um elemento crucial a considerar. Opte por um fornecedor que ofereça suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana e serviços de manutenção regulares para garantir operações contínuas sem interrupções. Um bom suporte ao cliente pode fazer a diferença em caso de problemas técnicos.

            Importância da Adaptabilidade e Escalabilidade

            • • Escalabilidade

            Um bom software integrado deve ser capaz de crescer com o seu estabelecimento. Quer você abra novas filiais ou adicione serviços, o software deve ser capaz de se adaptar sem exigir grandes alterações. A escalabilidade garante que o software permanecerá relevante no longo prazo.

            • • Adaptabilidade

            A adaptabilidade do software também é crucial. Deve ser capaz de se integrar com outras ferramentas e tecnologias que você utiliza, como sistemas de gestão de recursos humanos ou soluções de marketing digital. Esta adaptabilidade garante sinergia entre diferentes aspectos da gestão do seu estabelecimento.

            Perguntas a serem feitas a fornecedores potenciais

            1.O software é compatível com nossos sistemas atuais?
            2.Qual é o custo total de propriedade, incluindo custos de manutenção e atualização?
            3.Quais opções de personalização estão disponíveis?
            4.O software oferece treinamento e suporte ao cliente adequados?
            5.Quais as funcionalidades específicas para a hotelaria e restauração?

            Para saber mais sobre soluções integradas adaptadas ao seu estabelecimento, explore as ofertas do Medialog Hôtel e do Medialog Resto

            Conclusão

            Integrar um único software de gestão para o seu hotel (PMS) e restaurante (POS) oferece benefícios significativos que podem transformar a forma como gere o seu estabelecimento. Ao centralizar e automatizar muitas tarefas administrativas, você pode não apenas economizar tempo, mas também melhorar significativamente a eficiência operacional e a experiência do cliente. Além disso, a otimização de recursos e custos, combinada com análises detalhadas e relatórios integrados, permite que você tome decisões estratégicas informadas.

            Para os gestores hoteleiros que pretendem concentrar-se mais nos seus hóspedes e reduzir as tarefas administrativas, um sistema de gestão integrado é uma solução obrigatória. Não só simplifica as operações, mas também melhora a satisfação e a fidelidade do cliente através de uma maior personalização dos serviços.

            Finalmente, a escolha do software integrado certo requer a consideração de critérios essenciais como compatibilidade, flexibilidade, suporte ao cliente e escalabilidade. Ao investir em uma solução adequada, você prepara seu estabelecimento para enfrentar os desafios futuros com tranquilidade e eficiência.

            Conheça nossas soluções.

            Agende uma troca com nosso especialista