Votre logiciel de caisse est-il vraiment en règle depuis la Loi de Finances 2025 ?
Si vous gérez un restaurant d’hôtel et encaissez des paiements, vous avez probablement entendu parler de la certification NF525. Mais depuis la Loi de Finances 2025, les règles ont changé, et ce changement concerne directement votre logiciel de caisse. Une simple attestation de votre éditeur ne suffit plus. Seule la certification officielle par un organisme accrédité est désormais valide. Voici ce que ça signifie pour vous, et comment savoir si vous êtes en règle.
Ce que dit la loi : retour sur les obligations NF525
Tout commence en 2016. La loi de finances (article 88) impose à tous les commerçants assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel de caisse conforme. L’objectif est clair : lutter contre la fraude à la TVA en rendant impossibles les modifications ou suppressions frauduleuses de transactions.
Depuis le 1er janvier 2018, tout logiciel encaissant des paiements de particuliers doit garantir quatre propriétés fondamentales sur les données de vente :
- L’inaltérabilité : aucune transaction ne peut être modifiée a posteriori,
- La sécurisation : les enregistrements sont protégés contre toute manipulation,
- La conservation : l’historique complet est conservé,
- L’archivage : les données sont accessibles et exportables lors d’un contrôle fiscal.
Pendant plusieurs années, deux chemins coexistaient pour prouver cette conformité : une attestation individuelle rédigée par l’éditeur du logiciel, ou un certificat délivré par un organisme indépendant accrédité.
Depuis la Loi de Finances 2025, l’attestation éditeur ne suffit plus. Seule la certification par un organisme accrédité comme Infocert est reconnue par l’administration fiscale.
Concrètement : si votre logiciel de caisse restaurant s’appuie encore sur une simple déclaration de conformité de son éditeur, vous êtes exposé en cas de contrôle.
NF525 : ce que garantit concrètement la certification
Un organisme indépendant qui vérifie pour vous
La certification NF525 est délivrée par Infocert, organisme de certification accrédité par le COFRAC. Elle implique une vérification indépendante et approfondie du logiciel, des audits réguliers, et la remise d’un certificat officiel utilisable lors d’un contrôle fiscal. Rien à voir avec une déclaration sur l’honneur : c’est une validation externe par un tiers de confiance, qui engage sa propre responsabilité.
C’est cette rigueur qui fait toute la différence. En cas de contrôle de l’administration fiscale, un certificat NF525 délivré par Infocert parle pour lui-même : sans ambiguïté, sans discussion.
Pourquoi c’est particulièrement important pour les restaurants d’hôtel
Dans un hôtel avec restaurant, les flux financiers sont multiples et souvent complexes : encaissements en salle, charges remontées sur le folio client, paiements différés à la caisse hôtel… C’est précisément dans ces environnements mixtes que la conformité de la caisse restaurant est la plus scrutée lors d’un audit fiscal. Un logiciel non certifié dans ce contexte, c’est un risque amplifié.
En pratique : êtes-vous concerné par l’obligation NF525 ?
Trois questions suffisent pour le savoir :
- Vous collectez la TVA sur vos ventes ?
- Vous encaissez à la fois des particuliers et des professionnels ?
- Vous utilisez un logiciel ou une application de caisse pour enregistrer vos ventes ?
Si vous avez répondu oui aux trois, vous êtes concerné. Et si vous exploitez un restaurant au sein d’un hôtel, la réponse est presque certainement oui. Dans ce cas, votre logiciel de caisse POS doit être certifié NF525, idéalement connecté à votre PMS pour garantir la cohérence de l’ensemble de la chaîne de facturation.
En cas de doute sur votre situation, le plus simple est encore de contacter directement votre éditeur et de lui demander un exemplaire de son certificat de conformité NF525 délivré par un organisme accrédité.
Medialog POS certifié NF525 par Infocert : ce que ça change pour vous
Bonne nouvelle si vous utilisez Medialog POS : vous n’avez rien à faire. Notre logiciel de caisse est officiellement certifié NF525 par Infocert, conformément aux exigences de la Loi de Finances 2025. Nous avons fait le choix volontaire de la certification officielle (pas d’une simple attestation), précisément pour vous offrir la garantie la plus solide possible lors d’un éventuel contrôle fiscal.
En cas d’audit, votre certificat Infocert fait foi. Pas de discussion, pas d’interprétation possible.
Et parce que nous savons que la conformité réglementaire n’est pas toujours simple à appréhender, notre équipe support (des vraies personnes joignables directement) est là pour répondre à vos questions. Pas de chatbot, pas d’arborescence téléphonique : vous appelez, on répond.
Un autre avantage de l’approche tout-en-un Medialog : votre POS restaurant et votre PMS hôtel fonctionnent ensemble. Les charges restaurant remontent automatiquement sur le folio client, sans ressaisie, sans risque d’erreur. Et si vous souhaitez aller encore plus loin dans la sécurisation de vos encaissements, notre solution MedialogPay centralise et automatise la réconciliation de tous vos paiements.
En résumé
La certification NF525 n’est plus une option depuis la Loi de Finances 2025. Si vous exploitez un restaurant d’hôtel, votre logiciel de caisse doit être certifié par un organisme accrédité, pas seulement « conforme selon l’éditeur ». C’est une obligation légale, et c’est aussi votre meilleure protection en cas de contrôle fiscal.
Chez Medialog, on a anticipé ce changement depuis le début. Notre POS est certifié, nos équipes sont formées, et si vous avez le moindre doute sur votre installation, nous sommes là pour vous accompagner.
