Anticiper, pour que l’été ne vous dépasse pas
L’été, les arrivées s’enchaînent, souvent au même moment de la journée. La file s’allonge à la réception, le téléphone sonne, et votre équipe jongle entre plusieurs clients à la fois. Le pré-check-in change la donne : en laissant vos clients préparer leur arrivée avant même de franchir la porte, vous transformez ce moment de tension en accueil fluide et serein. C’est l’un des réflexes les plus simples à mettre en place pour aborder la haute saison l’esprit tranquille.
Concrètement, comment ça marche
Quelques jours avant l’arrivée, votre client reçoit un lien pour renseigner lui-même ses informations : coordonnées, pièce d’identité, heure d’arrivée estimée, parfois ses préférences de séjour. Tout est prêt à l’avance. Le jour J, il ne reste plus qu’à l’accueillir et à lui remettre sa clé, sans paperasse ni saisie à la volée.
Côté hôtelier, l’intérêt est double : les informations arrivent directement dans votre PMS, sans ressaisie, et votre réception n’a plus à gérer les formalités au pire moment de la journée.
Un client qui a fait son pré-check-in passe la réception en quelques secondes. Votre équipe gagne du temps, et lui démarre son séjour sur une bonne impression.
Trois bénéfices qui comptent en haute saison
- Des arrivées plus rapides. Les formalités étant réglées en amont, vous fluidifiez les pics d’affluence et réduisez l’attente.
- Une réception qui respire. Moins de saisie et de questions répétitives, donc plus de temps pour l’attention portée à chaque client.
- Des données fiables. Les informations renseignées par le client lui-même limitent les erreurs et facilitent le reste du séjour, jusqu’à la facturation.
L’occasion de soigner l’accueil… et de proposer un peu plus
Le pré-check-in, c’est aussi un moment de contact privilégié avant l’arrivée. Vous pouvez en profiter pour présenter vos services, partager des informations pratiques, ou suggérer quelques prestations : surclassement, petit-déjeuner, late check-out. Proposées à ce moment-là, lorsque le client se projette dans son séjour, elles se transforment bien plus facilement qu’au comptoir.
C’est donc à la fois un outil d’efficacité et une opportunité d’enrichir l’expérience, sans effort supplémentaire pour votre équipe.
En pratique
Avant le coup de feu de l’été, prenez le temps d’activer et de personnaliser votre pré-check-in : choisissez les informations à demander, le moment d’envoi du lien et le message qui l’accompagne. Quelques réglages suffisent pour que chaque arrivée soit anticipée plutôt que subie.
Vous voulez mettre en place le pré-check-in avant la haute saison ? Contactez notre équipe : on vous accompagne pas à pas. Vous appelez, on répond.
