Alors qu’il est aujourd’hui compliqué de recruter et de fidéliser des réceptionnistes, tout doit être fait pour leur éviter au maximum les tâches répétitives et sans valeur ajoutée.Qu’il s’agisse des listes d’arrivées à préparer, des fiches de police à faire remplir, des cartes virtuelles à débiter une par une, des factures à imprimer au moment où trois clients attendent au comptoir… il existe aujourd’hui, au sein de votre PMS Medialog, des automatisations qui prennent en charge ces tâches redondantes et chronophages.
Parce que chaque minute gagnée sur une tâche administrative est une minute rendue à l’accueil de vos clients. Or, votre personnel est là pour s’occuper de vos clients : c’est là que se joue l’expérience, et votre performance. C’est ainsi que vous vous différenciez de vos confrères.
L’automatisation ne remplace pas votre équipe : elle lui rend le temps de faire ce qu’aucun logiciel ne fera jamais — accueillir, conseiller, créer du lien.
Nous vous proposons ici les 4 automatisations les plus utilisées, testées et approuvées par les hôteliers que nous accompagnons au quotidien.
1. Le check-in digital et le fast check-out : fluidifiez les heures de pointe
Le rush des arrivées de 17 h et des départs de 8 h, toutes les réceptions le connaissent. Medialog vous propose ses modules de pré check-in et de fast check-out afin de gagner un temps précieux à la réception.
À l’arrivée
Avec le pré check-in, votre PMS envoie automatiquement au client, avant son arrivée, un email avec un formulaire à compléter : identité, coordonnées, préférences. Les informations alimentent directement sa fiche client, sans aucune ressaisie. Sur place, une tablette de check-in permet de finaliser l’enregistrement et la signature en quelques clics.
Au départ
Le fast check-out adresse la facture par email quelques heures avant le départ (délai paramétrable), pour que le client la valide et la règle en ligne. Résultat : le client dépose sa clé et part sans attendre, la réception ne traite que les cas particuliers. Et pour les groupes, les propositions s’envoient en masse.
2. Le débit automatique des cartes virtuelles (VCC)
Les réservations issues des plateformes en ligne arrivent souvent avec une carte de crédit virtuelle à débiter à une date précise. Traitées manuellement, ces cartes représentent un travail quotidien fastidieux et un risque d’oubli qui coûte cher.
Avec un module de paiement intégré comme Medialog Pay, un traitement programmé parcourt chaque jour les cartes virtuelles éligibles et les débite automatiquement. Pour les cas particuliers, un écran dédié permet de lister toutes les VCC et de les débiter en masse en quelques clics, avec un suivi complet des transactions. Fini les débits carte par carte entre deux clients.
3. Le publipostage : fiches d’accueil et fiches de police en masse
La fiche de police reste une obligation légale pour vos clients étrangers, et la fiche d’accueil un incontournable de la préparation des arrivées. Les éditer une par une, réservation après réservation ? Plus jamais.
Le module de publipostage génère en une seule opération l’ensemble des documents du jour : fiches d’accueil, fiches de police, confirmations de réservation, courriers personnalisés en plusieurs langues. Votre équipe du soir prépare les arrivées du lendemain en quelques minutes au lieu d’une heure. Et si vous souhaitez aller plus loin, le pré check-in dématérialise complètement cette étape.
4. Le contrôle automatisé des commissions OTA
Vérifier les factures de commission de vos distributeurs à la main, ligne par ligne, en fin de mois : voilà une corvée que votre PMS peut prendre en charge. En paramétrant vos commissions une bonne fois pour toutes (taux, mode répétitif, commission apparente ou non sur la facture), chaque réservation calcule automatiquement la commission due.
À réception de la facture de l’OTA, un écran dédié vous permet de contrôler et valider les commissions du mois en quelques minutes, et de repérer immédiatement les écarts. Un gain de temps pour la réception comme pour la direction.
En pratique : par où commencer ?
Inutile de tout activer en même temps. Notre conseil de terrain :
- Semaine 1 : activez le publipostage. Zéro changement pour vos clients, gain immédiat pour l’équipe.
- Semaine 2 : mettez en place Medialog Pay, avec le débit automatique des cartes virtuelles et le paramétrage des commissions.
- Ensuite : déployez le pré check-in et le fast check-out, en informant vos clients de ce nouveau parcours simplifié.
Conclusion
Check-in digital, débit automatique des VCC, publipostage, contrôle des commissions : ces 4 automatisations PMS transforment le quotidien d’une réception sans bouleverser vos habitudes. Elles sont toutes disponibles dans le PMS Medialog, et notre équipe support — des humains qui décrochent — vous accompagne pour les paramétrer.
Pour aller plus loin sur le temps gagné par vos équipes, vous pouvez aussi lire : Nouveau module Housekeeping : simplifiez la gestion de vos chambres au quotidien.
Envie de voir ce que ça donne dans votre établissement ? Contactez-nous pour une présentation.
