Auteur/autrice : Tara MCGOWAN

Catégories
Uncategorized

Pré-check-in

#image_title
Pré-check-in à l'hôtel - préparer les arrivées avant la haute saison
Pré-check-in : préparez vos arrivées avant le coup de feu de l’été

Anticiper, pour que l’été ne vous dépasse pas

L’été, les arrivées s’enchaînent, souvent au même moment de la journée. La file s’allonge à la réception, le téléphone sonne, et votre équipe jongle entre plusieurs clients à la fois. Le pré-check-in change la donne : en laissant vos clients préparer leur arrivée avant même de franchir la porte, vous transformez ce moment de tension en accueil fluide et serein. C’est l’un des réflexes les plus simples à mettre en place pour aborder la haute saison l’esprit tranquille.

Concrètement, comment ça marche

Quelques jours avant l’arrivée, votre client reçoit un lien pour renseigner lui-même ses informations : coordonnées, pièce d’identité, heure d’arrivée estimée, parfois ses préférences de séjour. Tout est prêt à l’avance. Le jour J, il ne reste plus qu’à l’accueillir et à lui remettre sa clé, sans paperasse ni saisie à la volée.

Côté hôtelier, l’intérêt est double : les informations arrivent directement dans votre PMS, sans ressaisie, et votre réception n’a plus à gérer les formalités au pire moment de la journée.

Un client qui a fait son pré-check-in passe la réception en quelques secondes. Votre équipe gagne du temps, et lui démarre son séjour sur une bonne impression.

Trois bénéfices qui comptent en haute saison

  • Des arrivées plus rapides. Les formalités étant réglées en amont, vous fluidifiez les pics d’affluence et réduisez l’attente.
  • Une réception qui respire. Moins de saisie et de questions répétitives, donc plus de temps pour l’attention portée à chaque client.
  • Des données fiables. Les informations renseignées par le client lui-même limitent les erreurs et facilitent le reste du séjour, jusqu’à la facturation.

L’occasion de soigner l’accueil… et de proposer un peu plus

Le pré-check-in, c’est aussi un moment de contact privilégié avant l’arrivée. Vous pouvez en profiter pour présenter vos services, partager des informations pratiques, ou suggérer quelques prestations : surclassement, petit-déjeuner, late check-out. Proposées à ce moment-là, lorsque le client se projette dans son séjour, elles se transforment bien plus facilement qu’au comptoir.

C’est donc à la fois un outil d’efficacité et une opportunité d’enrichir l’expérience, sans effort supplémentaire pour votre équipe.

En pratique

Avant le coup de feu de l’été, prenez le temps d’activer et de personnaliser votre pré-check-in : choisissez les informations à demander, le moment d’envoi du lien et le message qui l’accompagne. Quelques réglages suffisent pour que chaque arrivée soit anticipée plutôt que subie.

Vous voulez mettre en place le pré-check-in avant la haute saison ? Contactez notre équipe : on vous accompagne pas à pas. Vous appelez, on répond.

Mettre en place le pré-check-in

Catégories
Étude de cas

Ventes additionnelles

#image_title
Ventes additionnelles à l'hôtel - augmenter le panier moyen en haute saison
Ventes additionnelles : comment augmenter votre panier moyen en haute saison

Quand chaque séjour doit rapporter davantage

En haute saison, le réflexe naturel est de remplir l’hôtel. Mais une fois l’occupation au plus haut, le vrai moteur de croissance se trouve ailleurs : dans ce que rapporte chaque réservation. C’est tout l’enjeu des ventes additionnelles. Et le timing s’y prête particulièrement : avec des séjours qui raccourcissent et des voyageurs qui surveillent leur budget, savoir proposer le bon service au bon moment fait une vraie différence sur votre chiffre d’affaires.

Bonne nouvelle : il ne s’agit pas de « vendre à tout prix », mais d’enrichir l’expérience de vos clients avec des prestations qu’ils apprécient vraiment.

1. Proposer avant l’arrivée, pas au comptoir

Le moment où vous proposez compte autant que ce que vous proposez. Au comptoir, le client vient d’arriver, il est fatigué et pressé de poser ses valises : difficile de capter son attention. En amont du séjour, c’est l’inverse. Quelques jours avant son arrivée, le voyageur est dans l’anticipation, il a le temps de se projeter et de se faire plaisir.

C’est pourquoi le pré-séjour est la fenêtre idéale pour suggérer un surclassement, un petit-déjeuner, un late check-out ou une prestation bien-être. Un email ou un parcours de check-in en ligne qui présente ces options, au bon moment, se transforme bien plus facilement qu’une proposition de dernière minute.

Proposer au bon moment, ce n’est pas vendre plus fort, c’est vendre plus juste. Le client se sent accompagné, pas sollicité.

2. Miser sur les extras qui ont du sens pour votre clientèle

Toutes les prestations ne se valent pas selon votre établissement et votre clientèle. Un hôtel avec restaurant n’aura pas les mêmes opportunités qu’un établissement urbain de passage. L’idée est de partir de ce que vos clients recherchent réellement.

Quelques pistes qui fonctionnent souvent bien :

  • Le surclassement vers une chambre supérieure, selon vos disponibilités.
  • Les arrivées anticipées et départs tardifs, très appréciés en période de forte affluence.
  • La restauration : petit-déjeuner, formule dîner, panier pique-nique pour les excursions.
  • Les expériences locales et prestations bien-être, qui prolongent le plaisir du séjour.

Pour un établissement avec restaurant, l’atout est double : un POS connecté à votre PMS reporte automatiquement les consommations sur la note du client, sans ressaisie ni oubli. La vente additionnelle se fait alors naturellement, tout au long du séjour.

3. Encaisser sans friction

Une vente additionnelle n’a de valeur que si elle est facile à régler. Multiplier les manipulations au moment de payer, c’est risquer de décourager le client ou d’alourdir le travail de votre équipe en pleine affluence. Un paiement intégré à votre PMS, comme MedialogPay, fluidifie l’encaissement et limite les erreurs de saisie.

L’autre avantage, c’est la lisibilité : tout est centralisé sur le folio du client, ce qui vous donne une vision claire de ce que rapporte réellement chaque séjour, prestations comprises.

En pratique

Pour augmenter votre panier moyen cet été, retenez trois réflexes : proposer en amont du séjour plutôt qu’à l’arrivée, sélectionner des extras qui parlent vraiment à votre clientèle, et rendre le paiement le plus simple possible. Bien orchestrées, les ventes additionnelles améliorent à la fois vos revenus et la satisfaction de vos clients : ils gardent le souvenir d’un séjour soigné, pensé pour eux.

Envie de faire le point sur vos outils avant la haute saison ? Contactez notre équipe : on regarde ensemble comment valoriser chaque réservation. Vous appelez, on répond.

Valoriser chaque réservation

Catégories
Étude de cas

Réservation directe

#image_title
Réservation directe à l'hôtel - réduire sa dépendance aux OTA
Réservation directe : 3 façons de réduire votre dépendance aux OTA cet été

Pourquoi s’y intéresser maintenant

L’été, le taux d’occupation grimpe… et les commissions versées aux OTA aussi. Chaque réservation passée par une plateforme externe vous coûte une part de votre marge, au moment précis où vous remplissez le plus. La réservation directe, à l’inverse, vous laisse la main sur votre tarif, sur la relation client et sur vos données. Avec 64 % des Français qui comptent partir cet été et une majorité qui restera en France, la demande est là : autant en capter une plus grande part en direct. Voici trois façons d’y arriver, sans révolutionner votre organisation.

1. Rendre la réservation en direct aussi simple qu’ailleurs

Si réserver sur votre site est plus compliqué que sur une OTA, le voyageur ira au plus facile. La première étape consiste donc à soigner votre canal direct : un site clair, un moteur de réservation rapide, qui fonctionne aussi bien sur mobile que sur ordinateur, et un parcours sans étape inutile jusqu’au paiement.

Pensez aussi à la cohérence : vos tarifs et vos disponibilités doivent être parfaitement à jour sur tous vos canaux. Rien n’érode plus la confiance qu’un prix affiché qui ne correspond plus à la réalité au moment de valider. Un paiement intégré et fluide, comme MedialogPay, limite par ailleurs les abandons au dernier moment.

Le réflexe « je réserve en direct » se gagne sur l’expérience : si c’est simple, clair et rassurant, le client n’a aucune raison de passer par un intermédiaire.

2. Donner une vraie raison de réserver en direct

À expérience égale, le voyageur ne choisira pas spontanément votre site plutôt qu’une plateforme qu’il connaît déjà. Il faut lui donner une raison concrète. Cela peut prendre plusieurs formes : un petit avantage réservé au direct (surclassement selon disponibilité, late check-out, petit-déjeuner offert), une flexibilité d’annulation, ou simplement la promesse d’un contact humain et d’une réponse rapide à la moindre question.

Mettez cette valeur en avant, visiblement, sur votre site et dans vos communications. Le voyageur 2026 compare et calcule : montrez-lui qu’en réservant chez vous directement, il y gagne.

3. Transformer chaque client en client fidèle

La réservation directe la plus rentable, c’est celle qui se répète. Un client venu une première fois par une OTA peut très bien revenir en direct… à condition que vous gardiez le lien. C’est là que vos données font la différence : un PMS qui centralise les informations de séjour vous permet de connaître vos clients, de segmenter votre base et de relancer au bon moment.

Un email de remerciement après le séjour, une offre pour un prochain passage, une attention à une date anniversaire : ces gestes simples ramènent vos clients vers votre canal direct. Vous capitalisez ainsi sur la relation, plutôt que de repayer une commission à chaque réservation.

En résumé

Réduire sa dépendance aux OTA ne veut pas dire les abandonner du jour au lendemain : elles restent utiles pour la visibilité. L’idée est de rééquilibrer, en rendant votre canal direct simple, attractif et fidélisant. Trois réflexes, donc : faciliter la réservation, donner une raison de la faire en direct, et entretenir la relation pour qu’elle se renouvelle.

Vous voulez faire le point sur vos outils avant la haute saison ? Contactez notre équipe : on regarde ensemble comment renforcer vos réservations en direct. Vous appelez, on répond.

Renforcer mes réservations directes

Catégories
Étude de cas

Medialog × GetWelcom

#image_title
Intégration Medialog x GetWelcom - accueil digital pour hôtels
Medialog × GetWelcom : l’accueil digital qui simplifie la vie de vos équipes

Zoom sur une intégration que vous êtes déjà nombreux à utiliser

Cela fait maintenant plus d’un an que GetWelcom est connecté à votre PMS Medialog, et de plus en plus d’établissements l’ont adopté. L’occasion était toute trouvée de faire un point complet sur cette intégration. Pensée par d’anciens hôteliers, l’application se présente comme le copilote digital de votre accueil : son objectif est simple, fluidifier le séjour de vos clients tout en allégeant la charge de votre réception. Et grâce à sa connexion à Medialog, le tout fonctionne sans double saisie ni manipulation supplémentaire.

Ce que GetWelcom apporte à votre établissement

GetWelcom réunit dans une seule application plusieurs outils qui répondent à des besoins très concrets du quotidien hôtelier :

  • Le check-in en ligne : vos clients préparent leur arrivée depuis chez eux et les formalités sont réglées avant même qu’ils ne passent la porte.
  • Le room directory digital : un livret d’accueil dématérialisé qui répond aux questions courantes (horaires, wifi, services, bonnes adresses) sans solliciter votre équipe.
  • Les ventes additionnelles : petit-déjeuner, surclassement ou prestations proposés au bon moment, avant l’arrivée.
  • Le suivi de la satisfaction et de l’e-réputation : pour recueillir les retours de vos clients et soigner vos avis en ligne.

Une intégration pensée pour vous faire gagner du temps

Le vrai intérêt d’un partenaire connecté à Medialog, c’est l’automatisation. GetWelcom récupère directement les données de réservation présentes dans votre PMS : pas besoin de ressaisir les informations de vos clients, tout se synchronise. Vos données restent cohérentes d’un outil à l’autre, et votre équipe se concentre sur l’essentiel plutôt que sur des tâches répétitives.

Moins de questions à la réception, des arrivées plus rapides, un panier moyen qui progresse : voilà ce que change un accueil digitalisé, surtout quand l’affluence grimpe.

À qui ça s’adresse ?

Que vous soyez un hôtel indépendant ou un établissement avec restaurant, GetWelcom s’adapte à votre fonctionnement. C’est particulièrement utile lorsque les arrivées s’enchaînent et que chaque minute compte à la réception, mais aussi pour les périodes plus calmes, où l’on a enfin le temps de soigner chaque détail de l’expérience client. Plus de 800 établissements ont déjà adopté la solution, souvent sur recommandation.

Comment en profiter

Fidèles à notre philosophie, nous développons et activons les intégrations à votre demande. Si vous utilisez déjà GetWelcom et souhaitez en exploiter tout le potentiel, ou si vous voulez le mettre en place, parlons-en : notre équipe vous explique comment en tirer le meilleur avec votre PMS Medialog et vous accompagne à chaque étape. Vous appelez, on répond, comme toujours.

Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir comment GetWelcom peut transformer l’accueil de votre établissement.

Contactez notre équipe

Catégories
Étude de cas

Medialog × Dialspot

#image_title
Partenariat Medialog x Dialspot - agent IA pour les demandes de réservation hôtelières
Medialog × Dialspot : et si vos réceptionnistes ne répondaient plus jamais en retard ?

Email, WhatsApp, téléphone, OTAs, chatbot sur le site internet… Vos équipes jonglent chaque jour entre une dizaine de canaux pour traiter les demandes de réservation. Et si un agent IA, nativement connecté à Medialog, prenait le relais sur ces échanges répétitifs — sans jamais perdre la main humaine sur l’essentiel ?

Le quotidien des réceptions a changé. Pas vos outils.

En quelques années, le parcours du voyageur s’est fragmenté. Une même demande de réservation peut arriver le matin par e-mail, être relancée à midi sur WhatsApp, puis aboutir à un appel à 18h. Vos réceptionnistes, eux, n’ont qu’une paire de mains — et un flux entrant qui ne faiblit jamais : disponibilités, tarifs, options, demandes spécifiques, late check-out, allergies, parking…

Résultat : des réponses qui partent en différé quand l’hôtel est complet le soir, des prospects qui réservent chez le voisin parce qu’ils ont obtenu une réponse en cinq minutes ailleurs, et des équipes qui finissent la journée épuisées par des tâches répétitives plutôt que par l’accueil de leurs clients.

Medialog × Dialspot : un partenariat pensé pour l’hôtellerie

C’est pour répondre concrètement à ce défi que Medialog et Dialspot ont décidé d’unir leurs expertises. D’un côté, le PMS de référence qui pilote au quotidien votre planning, vos tarifs et votre relation client. De l’autre, un agent IA conversationnel spécialisé dans l’hôtellerie, capable de comprendre, qualifier et traiter une demande de réservation dans toutes les langues, sur tous les canaux.

L’intégration est native : l’agent dialogue en temps réel avec votre interface Medialog. Il consulte les disponibilités, applique vos grilles tarifaires, propose les bonnes catégories de chambre, encaisse un acompte si besoin et crée la réservation directement dans le PMS. Aucune double saisie, aucun risque de surréservation, aucune information qui se perd entre deux outils.

Concrètement, vous n’avez ni à changer vos habitudes, ni à reformer vos équipes : Medialog reste votre poste de pilotage. L’agent vient se brancher dessus, exécute ce que vos collaborateurs feraient à la main, et leur restitue un planning toujours à jour.

Une réception qui parle toutes les langues, sur tous les canaux

L’agent IA Dialspot intervient là où vos clients vous contactent déjà :

  • Par e-mail : il rédige une réponse personnalisée, dans la langue du voyageur, avec les bonnes disponibilités et un lien de paiement le cas échéant.
  • Sur WhatsApp : il dialogue naturellement, comprend les modifications en cours de conversation et confirme la réservation en quelques messages.
  • Via le chatbot de votre site : il qualifie le besoin, recommande le bon type de chambre et redirige vers votre moteur de réservation, ou réserve directement.
  • Au téléphone : il prend l’appel 24/7, comprend la demande à la volée et bascule vers un humain dès qu’il sent que le contexte le nécessite.

Ce qui change : le voyageur obtient la même qualité de réponse, instantanément, quel que soit le canal qu’il a choisi. Et vous, vous gardez un seul point de vérité : Medialog.

Trois impacts mesurés chez les premiers hôtels équipés

  • Un délai de réponse constant, en moins d’une minute.
  • 1 à 2 heures récupérées chaque jour par les équipes.
  • Un taux de conversion qui remonte.

Découvrez l’intégration

L’intégration Medialog × Dialspot est déjà disponible pour les hôtels qui souhaitent franchir le pas. La mise en service prend quelques jours, sans changement dans vos process Medialog, et vous gardez à tout moment la main sur ce que l’agent peut — ou ne peut pas — faire en votre nom.

Une question, une démonstration sur votre propre PMS ? Écrivez-nous à gchouteau@dialspot.ai.

Découvrir l’intégration Medialog × Dialspot

Catégories
Uncategorized

La saison estivale, un marathon plus qu’un sprint

#image_title
Réussir sa saison estivale à l'hôtel - conseils pour préparer la haute saison
Réussir sa saison estivale : le guide de l’hôtelier organisé

La saison estivale, un marathon plus qu’un sprint

Réussir sa saison estivale ne se joue pas seulement en juillet-août, mais bien dans la façon dont vous la préparez et la pilotez. Et la bonne nouvelle, c’est que la demande est au rendez-vous : 64 % des Français comptent partir cet été, soit 9 points de plus que l’an passé, et la grande majorité d’entre eux resteront en France.

Reste que tous les établissements ne vivent pas le même été. Pour certains, c’est le pic d’activité ; pour d’autres, en ville, à l’étranger ou hors des grandes zones touristiques, c’est une période plus calme, idéale pour préparer la rentrée. Un point, pourtant, vaut pour tout le monde : le voyageur 2026 surveille son budget et compare plus que jamais avant de réserver. Voici comment mettre toutes les chances de votre côté.

1. Sécuriser vos réservations en direct

Chaque réservation passée par une OTA vous coûte une commission. En haute saison, quand le taux d’occupation grimpe, ces commissions pèsent vite lourd. La réservation en direct, elle, vous laisse la main sur la relation client et sur votre marge.

Pour la favoriser, trois fondamentaux : un site clair avec un moteur de réservation simple à utiliser, des tarifs et des disponibilités parfaitement à jour sur tous vos canaux, et une connaissance fine de votre clientèle. Un PMS qui centralise vos données vous permet justement d’ajuster vos prix au bon moment et de repérer les périodes encore creuses à remplir.

Un client qui réserve en direct dépense en moyenne davantage et reste plus facilement fidèle. C’est la réservation la plus rentable que vous puissiez obtenir.

2. Fluidifier l’accueil pour absorber les arrivées

L’été rime souvent avec arrivées groupées, séjours plus courts et files d’attente à la réception. La digitalisation de l’accueil change la donne : avec le pré-check-in, vos clients renseignent leurs informations et préparent leur arrivée depuis chez eux. Résultat, des arrivées plus rapides et une réception qui respire.

Moins de questions répétitives, plus de temps pour l’essentiel

Un livret d’accueil digital (room directory) répond aux questions courantes (horaires, wifi, services, alentours) sans solliciter votre équipe. Vos collaborateurs se concentrent alors sur ce qui compte vraiment : l’attention portée à chaque client. Et c’est précisément cette attention qui fait la différence sur vos avis en ligne.

3. Augmenter le panier moyen, même sur des séjours courts

Si les séjours raccourcissent, chaque réservation doit rapporter davantage. C’est tout l’intérêt des ventes additionnelles : petit-déjeuner, late check-out, surclassement, prestations bien-être ou activités locales. Proposées au bon moment, avant l’arrivée, elles se transforment plus facilement qu’au comptoir, lorsque le client est pressé d’aller poser ses valises.

Côté encaissement, des moyens de paiement modernes et rapides évitent la friction au moment de régler. Un paiement intégré à votre PMS, comme MedialogPay, vous fait gagner du temps et limite les erreurs de saisie en pleine affluence.

En pratique : votre checklist avant le coup de feu

Avant que la saison ne batte son plein, prenez une heure pour vérifier les points suivants :

  • Vos tarifs et disponibilités sont cohérents sur tous vos canaux.
  • Votre moteur de réservation et votre site sont à jour et faciles à utiliser sur mobile.
  • Le pré-check-in et le livret d’accueil digital sont activés et personnalisés.
  • Vos ventes additionnelles sont paramétrées et visibles avant l’arrivée.
  • Vos moyens de paiement sont opérationnels et votre équipe est à l’aise avec les outils.

Et le jour où ça déborde ?

Même la meilleure préparation n’empêche pas les imprévus. C’est là qu’un accompagnement humain fait toute la différence : chez Medialog, vous appelez, on répond. Pas de chatbot ni d’arborescence interminable, mais une vraie personne qui connaît votre établissement et vous débloque vite. En pleine saison, ce réflexe vaut de l’or.

Conclusion

Réussir sa saison estivale tient à quelques réflexes : sécuriser ses réservations en direct, fluidifier l’accueil et valoriser chaque séjour. Des outils bien configurés et une équipe sereine font le reste. La période, qu’elle soit intense ou plus calme chez vous, est toujours une bonne occasion de prendre de l’avance.

Préparer ma saison avec Medialog

Catégories
Uncategorized

Somm’it x Medialog : pilotez vos marges boissons depuis votre POS

Somm'it x Medialog POS - gestion stock boissons restaurant hôtel

Somm’it x Medialog : vos marges boissons, enfin visibles en temps réel

Votre restaurant perd de la marge sur les boissons. Vous ne le voyez pas. C’est exactement le problème.

Casse, verres « généreux », erreurs de pricing, écarts d’inventaire inexpliqués… La gestion stock boissons restaurant hôtel est l’un des angles morts les plus coûteux de la restauration. Un établissement indépendant peut perdre entre 50 000 et 300 000 euros par an sur ses boissons, sans qu’aucune alerte ne se déclenche, sans que ça n’apparaisse dans aucun rapport. Medialog s’intègre désormais à Somm’it, la plateforme de pilotage des marges boissons, pour que vous voyiez enfin ce qui se passe directement depuis votre POS.

Qu’est-ce que Somm’it ?

Somm’it est une plateforme SaaS spécialisée dans le pilotage de la rentabilité boissons pour la restauration et l’hôtellerie. Sa promesse : connecter votre caisse, votre stock et vos achats en temps réel, pour transformer des pertes invisibles en décisions concrètes.

La plateforme repose sur trois piliers. La centralisation d’abord : une base produit unique avec fiches techniques, coûts d’achat et marges cibles, toujours à jour. La synchronisation ensuite : chaque vente enregistrée en caisse met automatiquement à jour les niveaux de stock et les indicateurs de marge. Le pilotage enfin : alertes marges, recommandations de prix et suivi des écarts. Vous décidez avec des données, pas avec des intuitions.

Ce qui distingue Somm’it de tous les autres outils du marché : c’est le seul système qui écrit directement dans votre caisse. Pas une interface parallèle, pas un export CSV à importer à la main. Une synchronisation bidirectionnelle, en temps réel.

Comment fonctionne l’intégration avec le POS Medialog ?

Le POS Medialog gère déjà tout ce qui se passe en salle : commandes, facturation, envoi des charges restaurant vers le folio client. L’intégration avec Somm’it ajoute une couche de pilotage que le POS seul ne peut pas fournir : la vision en temps réel des marges par produit.

Concrètement, chaque vente enregistrée dans Medialog POS est transmise instantanément à Somm’it, qui met à jour le stock théorique, calcule la marge réalisée et déclenche une alerte si un écart apparaît. À l’inverse, les mises à jour de carte et de prix effectuées dans Somm’it se répercutent directement dans le POS — sans ressaisie, sans risque d’erreur entre les deux systèmes.

Le même établissement. La même équipe. Un seul changement : vous voyez enfin ce qui se passe sur vos boissons — et vous pouvez agir avant que les pertes ne s’accumulent.

Ce que ça change concrètement pour votre hôtel-restaurant

Sur vos marges, l’impact est immédiat. En connectant caisse et stock, Somm’it identifie les écarts dès qu’ils apparaissent : une bouteille ouverte non facturée, un verre servi avec une mesure trop généreuse, un tarif qui n’a pas été mis à jour depuis six mois. Ces petites fuites, multipliées sur toute une carte et toute une saison, représentent 8 à 12 points de marge perdus en silence.

Sur votre stock, fini le comptage manuel trimestriel qui arrive trop tard. Chaque vente enregistrée dans Medialog met à jour votre stock théorique dans Somm’it. Vous savez à tout moment ce que vous avez en cave, ce que vous avez vendu, et où se situent les écarts avec l’inventaire physique. Les pertes liées à la démarque et à la casse sont réduites de moitié dès les premiers mois, selon les données Somm’it.

Sur vos décisions de pricing, vous passez de l’intuition à la donnée. Somm’it analyse votre marge réelle par référence et vous signale les produits sous-pricés ou sur-stockés. Vous ajustez votre carte avec des arguments chiffrés, pas avec le sentiment que « ça devrait aller ».

Des chiffres qui parlent d’eux-mêmes

Les résultats observés chez les établissements utilisant Somm’it sont documentés. Un groupe de quatre établissements parisiens a généré +150 000 euros de marge additionnelle en six mois, sans changer une seule ligne de sa carte uniquement grâce au pilotage. En moyenne, les établissements connectés gagnent entre 3 et 5 points de marge sur leurs boissons, soit entre 30 000 et 150 000 euros par an selon le chiffre d’affaires boissons.

Le retour sur investissement est rapide : le coût annuel de Somm’it est récupéré en 6 à 8 semaines. Aujourd’hui, plus de 500 établissements utilisent Somm’it au quotidien, dont plus de 50 tables étoilées Michelin. Des maisons qui ne se contentent pas de l’intuition pour piloter leur rentabilité.

Un écosystème POS qui couvre toute votre salle

L’intégration Somm’it s’ajoute aux nombreuses connexions déjà disponibles autour du POS Medialog : outils de réservation de table, plateformes de commande en ligne, solutions de paiement intégré via MedialogPay… L’idée est toujours la même : que votre logiciel de caisse soit le centre de gravité de votre restaurant, pas un outil isolé.

Si vous gérez un hôtel avec restaurant et que la rentabilité de votre offre boissons est un sujet, cette intégration est faite pour vous. Notre équipe peut vous montrer concrètement comment la connexion Somm’it + Medialog POS fonctionne dans votre configuration.

En parler avec notre équipe

 

Catégories
Uncategorized

TOLK x Medialog : la conciergerie digitale dans votre PMS

TOLK et Medialog partenariat intégration

TOLK x Medialog : le parcours client digitalisé, directement connecté à votre PMS

Ce que vit votre client avant, pendant et après son séjour compte autant que la chambre elle-même

Un client réserve, reçoit sa confirmation, arrive, a une question en milieu de séjour, règle sa note, repart et laisse un avis. Chaque étape de ce parcours est une occasion de faire bonne impression ou de décevoir. Et pourtant, dans beaucoup d’hôtels, ces moments sont encore gérés à la main : un email de confirmation envoyé depuis Outlook, un questionnaire de satisfaction oublié, une demande de conciergerie répondue par SMS. Medialog vient d’intégrer TOLK, la plateforme conciergerie digitale hôtel de Box4B, pour que tout ça change. Voici ce que ça apporte concrètement.

Qu’est-ce que TOLK ?

TOLK est une plateforme SaaS tout-en-un développée par Box4B, pensée pour couvrir l’intégralité du parcours client hôtelier, de la réservation au post-séjour. Elle regroupe plusieurs modules dans une seule interface : confirmation de réservation personnalisée, paiement en ligne, conciergerie digitale, CRM hôtelier, questionnaires de satisfaction et outils d’automatisation basés sur l’intelligence artificielle.

L’idée centrale de TOLK : donner à l’hôtelier les outils pour communiquer avec ses clients à chaque étape du séjour, de façon automatique et personnalisée, sans que ça prenne du temps à la réception. Le client reçoit les bonnes informations au bon moment. L’équipe gère les demandes depuis une interface centralisée. Et l’hôtel garde la main sur son image et sa relation client.

Comment fonctionne l’intégration avec le PMS Medialog ?

L’intégration entre TOLK et le PMS Medialog repose sur une connexion en temps réel. Les données de réservation saisies dans Medialog sont automatiquement transmises à TOLK, qui peut alors déclencher les bonnes actions au bon moment : envoi d’une confirmation personnalisée, déclenchement d’un message de pre-check-in, relance pré-séjour, questionnaire de départ.

Côté réception, le personnel n’a pas à jongler entre deux logiciels pour les opérations du quotidien. Les informations circulent entre les deux systèmes sans ressaisie, ce qui réduit les risques d’erreur et libère du temps pour ce qui compte vraiment : l’accueil en face-à-face.

L’intégration ne remplace pas la relation humaine, elle la protège. En automatisant les communications de routine, vos équipes restent disponibles pour les vraies interactions avec les clients.

Ce que ça change concrètement pour votre hôtel

Avant l’arrivée, le client reçoit une confirmation de réservation soignée, à votre image, sans que la réception ait à l’envoyer manuellement. Un message de pré-arrivée peut lui proposer le pre-check-in en ligne, lui rappeler les informations pratiques (accès, parking, horaires) ou lui soumettre des offres additionnelles. Résultat : un client qui arrive préparé, et une réception moins sollicitée au moment du pic d’arrivées.

Pendant le séjour, via la conciergerie digitale de TOLK, le client peut formuler ses demandes depuis son téléphone : réservation au restaurant, demande d’oreillers supplémentaires, question sur les activités locales. Les demandes remontent directement à l’équipe concernée, sans passer par le téléphone de la réception. Et comme les données clients sont synchronisées avec Medialog, les informations de séjour sont toujours à jour des deux côtés.

Après le départ, TOLK déclenche automatiquement un questionnaire de satisfaction, personnalisé selon le type de séjour. Les réponses alimentent le CRM hôtelier et permettent de construire une connaissance client durable : préférences, habitudes, historique. Ces données sont précieuses pour fidéliser les clients qui reviennent et améliorer l’offre pour ceux qui n’ont pas été entièrement satisfaits.

Un écosystème qui grandit avec vous

TOLK rejoint les 130+ partenaires déjà connectés au PMS Medialog : channel managers, moteurs de réservation, solutions de paiement, outils de revenue management, plateformes de conciergerie etc.  Chaque intégration a été développée à la demande d’hôtels clients qui en avaient besoin.

Si une intégration vous manque, signalez-la nous. C’est comme ça que notre réseau de partenaires s’est construit depuis le début, et c’est comme ça qu’il continue de grandir. Pour explorer l’ensemble des connexions disponibles, vous pouvez consulter notre page PMS ou nous contacter directement.

Parler de cette intégration avec notre équipe

 

Catégories
Étude de cas

Certification NF525 restaurant : obligations 2026

Certification NF525 restaurant hôtel - Medialog POS certifié Infocert
Certification NF525 : ce que ça change concrètement pour le restaurant de votre hôtel

Votre logiciel de caisse est-il vraiment en règle depuis la Loi de Finances 2025 ?

Si vous gérez un restaurant d’hôtel et encaissez des paiements, vous avez probablement entendu parler de la certification NF525. Mais depuis la Loi de Finances 2025, les règles ont changé, et ce changement concerne directement votre logiciel de caisse. Une simple attestation de votre éditeur ne suffit plus. Seule la certification officielle par un organisme accrédité est désormais valide. Voici ce que ça signifie pour vous, et comment savoir si vous êtes en règle.

Ce que dit la loi : retour sur les obligations NF525

Tout commence en 2016. La loi de finances (article 88) impose à tous les commerçants assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel de caisse conforme. L’objectif est clair : lutter contre la fraude à la TVA en rendant impossibles les modifications ou suppressions frauduleuses de transactions.

Depuis le 1er janvier 2018, tout logiciel encaissant des paiements de particuliers doit garantir quatre propriétés fondamentales sur les données de vente :

  • L’inaltérabilité : aucune transaction ne peut être modifiée a posteriori,
  • La sécurisation : les enregistrements sont protégés contre toute manipulation,
  • La conservation : l’historique complet est conservé,
  • L’archivage : les données sont accessibles et exportables lors d’un contrôle fiscal.

Pendant plusieurs années, deux chemins coexistaient pour prouver cette conformité : une attestation individuelle rédigée par l’éditeur du logiciel, ou un certificat délivré par un organisme indépendant accrédité.

Depuis la Loi de Finances 2025, l’attestation éditeur ne suffit plus. Seule la certification par un organisme accrédité comme Infocert est reconnue par l’administration fiscale.

Concrètement : si votre logiciel de caisse restaurant s’appuie encore sur une simple déclaration de conformité de son éditeur, vous êtes exposé en cas de contrôle.

NF525 : ce que garantit concrètement la certification 

Un organisme indépendant qui vérifie pour vous

La certification NF525 est délivrée par Infocert, organisme de certification accrédité par le COFRAC. Elle implique une vérification indépendante et approfondie du logiciel, des audits réguliers, et la remise d’un certificat officiel utilisable lors d’un contrôle fiscal. Rien à voir avec une déclaration sur l’honneur : c’est une validation externe par un tiers de confiance, qui engage sa propre responsabilité.

C’est cette rigueur qui fait toute la différence. En cas de contrôle de l’administration fiscale, un certificat NF525 délivré par Infocert parle pour lui-même : sans ambiguïté, sans discussion.

Pourquoi c’est particulièrement important pour les restaurants d’hôtel

Dans un hôtel avec restaurant, les flux financiers sont multiples et souvent complexes : encaissements en salle, charges remontées sur le folio client, paiements différés à la caisse hôtel… C’est précisément dans ces environnements mixtes que la conformité de la caisse restaurant est la plus scrutée lors d’un audit fiscal. Un logiciel non certifié dans ce contexte, c’est un risque amplifié.

En pratique : êtes-vous concerné par l’obligation NF525 ? 

Trois questions suffisent pour le savoir :

  • Vous collectez la TVA sur vos ventes ?
  • Vous encaissez à la fois des particuliers et des professionnels ?
  • Vous utilisez un logiciel ou une application de caisse pour enregistrer vos ventes ?

Si vous avez répondu oui aux trois, vous êtes concerné. Et si vous exploitez un restaurant au sein d’un hôtel, la réponse est presque certainement oui. Dans ce cas, votre logiciel de caisse POS doit être certifié NF525, idéalement connecté à votre PMS pour garantir la cohérence de l’ensemble de la chaîne de facturation.

En cas de doute sur votre situation, le plus simple est encore de contacter directement votre éditeur et de lui demander un exemplaire de son certificat de conformité NF525 délivré par un organisme accrédité.

Medialog POS certifié NF525 par Infocert : ce que ça change pour vous

Bonne nouvelle si vous utilisez Medialog POS : vous n’avez rien à faire. Notre logiciel de caisse est officiellement certifié NF525 par Infocert, conformément aux exigences de la Loi de Finances 2025. Nous avons fait le choix volontaire de la certification officielle (pas d’une simple attestation), précisément pour vous offrir la garantie la plus solide possible lors d’un éventuel contrôle fiscal.

En cas d’audit, votre certificat Infocert fait foi. Pas de discussion, pas d’interprétation possible.

Et parce que nous savons que la conformité réglementaire n’est pas toujours simple à appréhender, notre équipe support (des vraies personnes joignables directement) est là pour répondre à vos questions. Pas de chatbot, pas d’arborescence téléphonique : vous appelez, on répond.

Un autre avantage de l’approche tout-en-un Medialog : votre POS restaurant et votre PMS hôtel fonctionnent ensemble. Les charges restaurant remontent automatiquement sur le folio client, sans ressaisie, sans risque d’erreur. Et si vous souhaitez aller encore plus loin dans la sécurisation de vos encaissements, notre solution MedialogPay centralise et automatise la réconciliation de tous vos paiements.

En résumé

La certification NF525 n’est plus une option depuis la Loi de Finances 2025. Si vous exploitez un restaurant d’hôtel, votre logiciel de caisse doit être certifié par un organisme accrédité, pas seulement « conforme selon l’éditeur ». C’est une obligation légale, et c’est aussi votre meilleure protection en cas de contrôle fiscal.

Chez Medialog, on a anticipé ce changement depuis le début. Notre POS est certifié, nos équipes sont formées, et si vous avez le moindre doute sur votre installation, nous sommes là pour vous accompagner.

Contacter notre équipe support

Catégories
Uncategorized

4 réglages PMS à vérifier avant la saison d’été

Checklist PMS saison estivale hôtel - 4 réglages Medialog à vérifier avant l'été
4 réglages PMS à vérifier avant l’arrivée des clients

Juin arrive vite. Votre PMS est-il vraiment prêt ?

La saison estivale, c’est souvent la période la plus dense de l’année : taux d’occupation au maximum, équipes sous pression, arrivées qui s’enchaînent. Ce n’est pas le bon moment pour découvrir qu’un réglage a été oublié. La bonne nouvelle, c’est que quelques vérifications bien ciblées dans votre PMS Medialog suffisent à aborder la haute saison avec sérénité. Voici les 5 points à passer en revue avant juin.

1. Activez le pre-check-in depuis la fiche réservation

Le pre-check-in s’enregistre directement depuis la fiche de réservation. C’est un gain de temps discret mais réel en réception, surtout quand les arrivées s’accumulent en fin d’après-midi.

En pratique : vérifiez que vos équipes connaissent cette fonctionnalité et pensez à l’intégrer dans votre procédure d’accueil. Un client qui sait que son arrivée a été anticipée arrive plus détendu. Et une réception qui gère les pre-check-in en amont des arrivées massives tient mieux le rythme.

2. Mettez à jour votre planification tarifaire annuelle

La gestion des tarifs distribués a été optimisée en version 3.16 : la modification manuelle de la planification annuelle est désormais plus intuitive et ergonomique. C’est le bon moment pour en profiter.

Avant l’été, prenez 30 minutes pour passer en revue vos tarifs sur juin, juillet et août. Vérifiez les restrictions de séjour (durée minimale, jours d’arrivée), les conditions d’annulation et les tarifs spéciaux que vous souhaitez activer ou désactiver. Un tarif mal configuré en haute saison, c’est soit du revenu perdu, soit une promesse difficile à tenir.

Un conseil : vérifiez aussi la cohérence entre vos tarifs PMS et ceux que vous avez configurés sur vos canaux de distribution. Un écart de prix entre votre site et une OTA peut générer des litiges à la réception.

3. Vérifiez la configuration de vos stocks de chambres

La gestion du stock de chambres dans Medialog fonctionne avec une logique claire : quand vous définissez une quantité de chambres à distribuer, les jours que vous avez fermés (stock à zéro) restent fermés. Pas de risque qu’une modification sur les autres jours vienne écraser votre configuration de fermeture.

Avant la saison, passez en revue vos e-Stocks pour chaque type de chambre. Assurez-vous que les jours de fermeture ou de contingentement sont bien verrouillés, et que les dates à forte demande sont ouvertes avec les bons volumes. Une mauvaise configuration de stock peut vous faire passer à côté de réservations importantes ou, à l’inverse, vous amener à surbooked.

4. Préparez votre rapport gouvernante pour les séjours familles

L’été, c’est la saison des familles. Et qui dit familles dit lits bébé, lits d’appoint, équipements spécifiques à prévoir dans les chambres. Depuis la version 3.16, le rapport gouvernante affiche désormais le nombre de bébés dans le détail des arrivées du jour.

Cela peut sembler anecdotique, mais en pratique c’est un vrai gain pour votre équipe d’étage : elle sait d’avance quelles chambres nécessitent un équipement particulier, sans avoir à consulter chaque fiche de réservation. Vérifiez que cette information remonte bien dans votre rapport et que vos gouvernantes savent l’exploiter.

Pour les établissements équipés du module de paiement, le statut de pré-autorisation apparaît désormais sous forme d’icône précise dans le rapport des arrivées prévues. Un coup d’oeil suffit pour identifier les réservations dont la garantie de paiement n’est pas encore complète, et les traiter avant l’arrivée.

En résumé : une heure de préparation pour une saison sans accroc

Ces cinq réglages ne demandent pas des heures de configuration. Ils demandent de la méthode et un peu d’anticipation. Bloquez une heure avec votre équipe de réception avant la fin juin, passez ces points en revue, et vous aborderez la haute saison avec un PMS réglé au millimètre.

Si vous avez besoin d’aide pour configurer l’un de ces points, notre équipe support est disponible directement par téléphone. Pas de ticket, pas d’attente : vous appelez, on répond. Vous pouvez aussi consulter notre page PMS pour retrouver l’ensemble des fonctionnalités disponibles, ou découvrir comment MedialogPay peut simplifier la gestion de vos garanties de paiement avant la saison.

Parler à nos équipes