Auteur/autrice : Tara MCGOWAN

Gérer les remboursements clients avec MedialogPay

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article mai 28, 2026

MedialogPay remboursement client hôtel - gestion des remboursements depuis le PMS — Remboursements clients : comment MedialogPay vous fait gagner un temps précieux

Un remboursement client, ça devrait prendre 2 minutes, pas 20

Un client annule, un départ anticipé nécessite un recalcul… Le remboursement client fait partie du quotidien de toute réception hôtelière. Et pourtant, c’est souvent l’une des opérations les plus fastidieuses : retrouver la bonne facture, appeler la banque, naviguer dans des interfaces peu intuitives. Avec MedialogPay, tout ça change. Voici comment.

Pourquoi rembourser un client était compliqué jusqu’ici

Dans la plupart des hôtels, le processus de remboursement repose sur plusieurs étapes manuelles : identifier la transaction d’origine, contacter le prestataire de paiement, attendre la validation, générer un avoir. Quand la facture concernée date de plusieurs semaines ou a déjà été archivée, ça se complique encore.

Le problème, c’est que ces frictions ont un coût. Un client qui attend son remboursement perd confiance. Une réception qui jongle entre plusieurs systèmes perd du temps. Et une erreur de traitement génère des écarts comptables difficiles à corriger.

La gestion des remboursements, c’est l’un des angles morts de beaucoup de PMS. Chez Medialog, on a décidé de le traiter sérieusement.

Ce que change MedialogPay

Medialog introduit une gestion complète des remboursements directement depuis l’interface de facturation. Deux cas de figure sont couverts.

Remboursement depuis une facture en cours

Depuis n’importe quelle facture ouverte, il est désormais possible d’initier un remboursement partiel ou total en quelques clics. MedialogPay prend en charge le remboursement directement depuis le PMS, sans passer par une interface externe. Vous définissez le montant, vous validez, c’est fait.

Remboursement depuis une facture archivée

Depuis la facture archivée, vous pouvez sélectionner précisément les produits à rembourser. Le logiciel génère automatiquement une facture de remboursement, et vous accédez en un clic à la facture d’origine comme à la facture d’avoir correspondante.

En pratique : les situations où vous allez gagner du temps

Voici les cas concrets qui reviennent le plus souvent dans les hôtels :

Annulation partielle d’une réservation : un client a payé 3 nuits, il en consomme 2. Remboursement de la nuit non utilisée depuis la facture en cours, sans ressaisie.
Erreur de facturation découverte après clôture : un extra facturé deux fois. La facture est archivée, mais le remboursement ciblé du produit concerné reste possible.
Litige sur une prestation : un client insatisfait d’un service. Vous pouvez rembourser uniquement ce poste, sans toucher au reste de la facture.
Départ anticipé : recalcul du séjour et remboursement du delta directement depuis le folio, en lien avec les encaissements MedialogPay.

Dans tous ces cas, la facture de remboursement est générée automatiquement et traçable dans votre comptabilité. Aucun écart, aucune saisie manuelle supplémentaire.

Pourquoi c’est important pour votre relation client

Un remboursement rapide, c’est un signal fort envoyé au client : vous prenez sa situation au sérieux et vous agissez sans délai. Dans un secteur où les avis en ligne pèsent lourd, la réactivité sur ce type de situation peut faire toute la différence entre un commentaire négatif et un client fidélisé.

Avec MedialogPay, le traitement d’un remboursement n’est plus une source de lourdeur administrative. Grâce à une gestion fine des droits d’accès au sein du PMS Medialog, la direction ou les managers habilités peuvent valider ces opérations sensibles en quelques clics, sans avoir à solliciter la comptabilité.

Avec MedialogPay, la réconciliation bancaire se fait automatiquement. Chaque remboursement est associé à la transaction d’origine, sans manipulation manuelle dans votre interface bancaire. Pour en savoir plus sur l’ensemble des fonctionnalités de paiement, vous pouvez consulter la page dédiée à MedialogPay.

En résumé

La gestion des remboursements clients est l’un de ces sujets que l’on traite souvent en mode dégradé, faute d’outils adaptés. La version 3.16 de Medialog Hôtel change la donne : remboursements partiels ou totaux, depuis des factures en cours ou archivées, avec génération automatique de l’avoir et réconciliation bancaire intégrée.

Si vous utilisez déjà MedialogPay, la fonctionnalité est disponible dès maintenant. Et si vous n’avez pas encore activé le paiement intégré, c’est peut-être le bon moment d’en parler avec notre équipe.

En savoir plus sur MedialogPay

Événements

Ce qu’on a appris à Food Hotel Tech 2026

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article avril 20, 2026

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Food Hotel Tech 2026 - Ce qu'on a appris chez Medialog — Ce qu’on a appris à Food Hotel Tech 2026

Chaque année, Food Hotel Tech rassemble à Paris les acteurs de la tech hôtelière et de la restauration. Contrairement à EquipHotel, qui couvre tout ce dont un établissement peut avoir besoin, de la literie aux logiciels, FHT est entièrement focalisé sur la technologie. Deux jours denses, des dizaines de conférences, et une question centrale : où va le secteur ?

Cette année, l’équipe Medialog était au stand F39 pour aller à la rencontre de ses clients, de ses partenaires, et écouter ce que les experts ont à dire. Voici les points clés qu’on en retient.

La communication n’a jamais été aussi accessible

C’est peut-être le message le plus encourageant pour les indépendants : communiquer efficacement ne nécessite plus un budget colossal. Les outils sont là, les formats aussi. Réseaux sociaux, newsletters, vidéos courtes; tout est à portée de main.

Le message des intervenants était clair : si vous manquez de temps ou de compétences en interne, ne pas avoir peur de faire appel à une agence. Déléguer sa communication n’est plus un luxe réservé aux grandes chaînes. C’est une décision stratégique qui libère du temps pour ce qui compte : vos clients.

L’IA ne va pas remplacer l’humain: elle va le libérer

C’était le sujet de nombreuses conférences cette année, et la nuance était bienvenue. Selon Meta, l’IA ne prendra pas en charge l’intégralité du travail, elle va automatiser les tâches répétitives et peu productives. Saisies manuelles, rapports, relances… tout ce qui prend du temps sans créer de valeur.

Concrètement pour un hôtelier ou un restaurateur, ça veut dire quoi ? Moins de temps passé sur la technique, plus de temps pour les clients. L’automatisation ne remplace pas l’accueil, l’attention, la relation humaine, elle la rend possible en dégageant du temps.

La personnalisation va devenir la norme

L’autre promesse de l’IA que les conférences ont bien illustrée : l’adaptabilité et la personnalisation à grande échelle. Un client qui revient dans votre hôtel attendait déjà qu’on se souvienne de ses préférences. Demain, ce sera une évidence pour tous les établissements, quelle que soit leur taille.

Pour les hôteliers indépendants, c’est une opportunité réelle face aux grandes chaînes : mieux connaître ses clients, anticiper leurs besoins, créer une expérience sur-mesure. Les outils pour y arriver sont de plus en plus accessibles.

Ouvrir un restaurant ou un hôtel : les bonnes bases dès le départ

La conférence sur l’ouverture d’établissement a rappelé des fondamentaux souvent sous-estimés. Deux points sont ressortis avec force.

Les bonnes personnes, en interne comme en externe

Un établissement qui réussit s’appuie sur une équipe bien choisie en interne, des collaborateurs qui partagent les valeurs de la maison, mais aussi sur un solide réseau de soutien externe : comptable, avocat, prestataires tech, partenaires de confiance. Ne pas essayer de tout faire seul, c’est aussi une forme d’intelligence managériale.

L’emplacement et l’identité créent votre clientèle

L’emplacement et le style de votre établissement ne sont pas que des choix esthétiques. Ce sont eux qui définissent qui vous êtes, ce que vous proposez, et in fine, qui viendra chez vous. Un hôtel de caractère en centre-ville n’attire pas les mêmes clients qu’un boutique-hôtel en bord de mer et c’est bien là tout l’enjeu du positionnement.

Ce qui fait la différence, c’est rarement la technologie seule. C’est la combinaison d’un outil bien choisi, d’une équipe qui sait s’en servir, et d’une vision claire de ce qu’on veut offrir à ses clients.

Ce qu’on retient chez Medialog

Deux jours de salon confirment une tendance que nous observons depuis longtemps : les hôteliers et restaurateurs indépendants ont besoin d’outils simples, fiables, et d’un vrai accompagnement humain. Pas de promesses technologiques abstraites. Des solutions concrètes, pensées pour leur quotidien.

C’est exactement ce qu’on essaie de faire chez Medialog depuis 1988 et Food Hotel Tech 2026 nous a rappelé pourquoi c’est important de continuer à le faire bien.

Vous avez des questions sur nos solutions PMS, POS ou Medialog Pay ? Parlons-en.

Presse

PMS, RMS et écosystème hôtelier

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article avril 20, 2026

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Ebook Medialog Revbell - Un écosystème plus humain grâce à la technologie — Comment bâtir un écosystème hôtelier qui tient vraiment la route

Un hôtel indépendant, c’est un écosystème et pas juste un logiciel

Dans un marché dominé par les grandes chaînes, la performance n’est plus une question de taille, mais d’écosystème hôtelier. Un écosystème mal assemblé, c’est de la ressaisie, des erreurs et de la frustration. Bien construit, c’est exactement l’inverse : de la fluidité, de la visibilité, et du temps récupéré pour ce qui compte vraiment.

C’est le sujet que Medialog et Revbell ont décidé de mettre à plat ensemble, dans un ebook co-écrit à quatre mains pour aider les hôteliers indépendants à reprendre l’avantage avec une architecture technologique simple, connectée et centrée sur l’humain.

Télécharger l’ebook

Pourquoi Medialog et Revbell ont travaillé ensemble

Revbell est un Revenue Management System (RMS) conçu spécifiquement pour les hôtels indépendants. Leur spécialité : aider les hôteliers à piloter leur stratégie tarifaire avec méthode, en s’appuyant sur leurs propres données plutôt que sur l’intuition ou le regard sur le voisin.

Chez Medialog, on s’occupe du PMS, le socle opérationnel de l’hôtel. Réservations, check-in, facturation, housekeeping : tout passe par là. Les deux outils sont complémentaires par nature, et leur efficacité dépend d’une chose : qu’ils communiquent correctement entre eux.

Ce partenariat est né d’un constat simple. Beaucoup d’hôteliers indépendants ont de bons outils, mais pas forcément la bonne architecture pour en tirer le meilleur. C’est ce qu’on a voulu documenter concrètement, sans jargon inutile.

Ce que vous allez trouver dans l’ebook

1. Les trois piliers d’un écosystème hôtelier solide

2. La stratégie tarifaire, vraiment

3. Quand les solutions se parlent

4. Bonnes pratiques et erreurs à éviter

Téléchargez l’ebook gratuitement

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Étiquettes écosystème hôtelier, hôtel indépendant, PMS, Revbell, revenue management, RMS

Étude de cas

POS et PMS intégrés hôtel-restaurant

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article avril 7, 2026

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POS et PMS intégrés hôtel restaurant Medialog — POS et PMS intégrés : pourquoi c’est la meilleure décision pour votre hôtel-restaurant

Le constat : deux logiciels, deux problèmes

Vous gérez un hôtel-restaurant et vous n’avez pas encore de POS et PMS intégrés ? Un logiciel pour la réception, un autre pour la salle. Deux interfaces, deux bases de données, deux mondes qui communiquent… plus ou moins bien. En 2026, est-ce que ce fonctionnement tient encore la route ?

La réponse courte : difficilement. Et voici pourquoi.

Ce que ça coûte vraiment d’avoir deux solutions séparées

Au quotidien, les établissements qui fonctionnent sans POS et PMS intégrés rencontrent les mêmes difficultés, souvent sous-estimées.

La double saisie. Les additions du restaurant sont transférées manuellement vers le PMS, ou passent par une interface instable. Chaque transfert est une occasion d’erreur, et chaque erreur prend du temps à corriger.

Les écarts de caisse. Vous clôturez votre journée et vous découvrez un écart entre le restaurant et l’hôtel. Impossible de trouver l’origine rapidement parce que les deux systèmes ne parlent pas le même langage. Résultat : le night audit s’éternise et votre équipe de nuit passe plus de temps à chercher 3 euros qu’à accueillir les clients.

Le manque de visibilité. Vous n’avez pas de vue d’ensemble sur la performance de vos deux activités au même endroit. Les stats du restaurant sont dans un logiciel, celles de l’hébergement dans un autre. Pour consolider, il faut exporter, croiser, retravailler. C’est du temps perdu.

Le risque d’erreurs de TVA. Deux systèmes qui gèrent des taux différents, c’est la porte ouverte aux incohérences dans vos déclarations. Et en cas de contrôle, c’est à vous de prouver la cohérence des données.

Deux contrats, deux interlocuteurs. Deux calendriers de mises à jour, deux supports. Quand un problème survient entre les deux systèmes, chacun renvoie la balle à l’autre.

Ce que change un écosystème intégré

Imaginez l’inverse. Des POS et PMS intégrés, un seul éditeur, une seule base de données, une seule logique. Voici ce que ça change concrètement.

1. Centralisation des ventes et cohérence comptable

Avec un POS et un PMS intégrés, tout le chiffre d’affaires et l’ensemble des règlements émis par le POS sont agrégés automatiquement dans le PMS. Ce dernier devient le point névralgique de l’établissement : une vision globale et unique des performances hôtel + restaurant, sans ressaisie manuelle.

Les montants générés par le POS sont envoyés automatiquement au PMS pour stockage et analyse comptable. Résultat : moins d’erreurs de saisie, moins d’écarts entre les deux systèmes, rapprochements simplifiés. La facturation, les statistiques et la TVA sont synchronisés de façon cohérente entre les deux systèmes. La clôture suit un ordre logique : le POS clôture en premier, puis le PMS consolide l’ensemble — une séquence fluide qui garantit l’intégrité des données pour tout l’établissement.

2. Suivi par centres de profit et familles de vente

L’intégration repose sur un paramétrage précis des familles de produits et des centres de profit. Cela permet une analyse détaillée par point de vente, type de produit et taux de TVA. Le management peut ainsi comparer la contribution de chaque activité au chiffre d’affaires global, identifier les postes les plus rentables et piloter avec des données fiables — pas des estimations.

3. Traçabilité des consommations hôtel au restaurant

Les produits consommables PMS (petits déjeuners, demi-pensions, packages) sont paramétrés puis mappés dans le POS. Cela garantit un suivi clair et automatique de ce qui est consommé côté restaurant mais rattaché à la prestation hôtel. Fini les écarts entre ce qui est facturé à la chambre et ce qui est encaissé en salle.

4. Expérience client fluide, du restaurant au check-out

Prenons un exemple concret. Un client arrive à votre hôtel en fin d’après-midi. Il dépose ses bagages, descend dîner au restaurant, prend un verre au bar. Chaque consommation est automatiquement rattachée à sa chambre — avec son nom, son numéro de chambre et le détail des produits consommés. Le lendemain matin, au check-out, une seule facture consolidée l’attend.

Pas de « attendez, je vérifie avec le restaurant ». Pas de ticket volant. Pas de file d’attente à la réception pendant qu’on appelle la salle pour confirmer un montant. C’est fluide pour le client, et sans stress pour vos équipes.

5. Rapports croisés pour un pilotage réel

Les rapports intègrent des colonnes spécifiques liées au PMS : quantités de produits hôtel consommés, nom du client, numéro de chambre, détail des règlements. Le management peut analyser simultanément l’activité hébergement et F&B, ainsi que leur contribution respective au CA global.

Pour les groupes multi-établissements et les résidences, l’avantage est encore plus marqué : comparer le RevPAR d’un site avec le ticket moyen restaurant d’un autre, analyser les tendances sur l’ensemble du parc, prendre des décisions basées sur des données consolidées. C’est un vrai outil de pilotage, pas un assemblage de fichiers Excel.

6. Moins de travail en double pour vos équipes

Avec l’intégration, vos équipes n’ont plus à dupliquer des commandes entre PMS et POS, ressaisir des montants ou refaire manuellement les liens chambre/commande. Le night audit est simplifié : tout est déjà dans la même base.

Vos collaborateurs se concentrent sur ce qui compte vraiment — l’accueil et le service — au lieu de jongler entre deux écrans pour faire coller des chiffres, surtout en période de rush.

7. Contrôle renforcé pour la comptabilité et la direction

En centralisant dans le PMS tous les montants issus du POS et en s’appuyant sur un paramétrage rigoureux (familles, centres de profit, produits consommables), vous obtenez des rapports PMS fiables, un meilleur contrôle interne et une préparation simplifiée pour votre expert-comptable. Moins de litiges, des clôtures plus rapides, des audits facilités.

Un seul éditeur, une seule base de données, une seule logique. C’est ce que l’on appelle un écosystème natif.

La conformité : un argument de plus

En 2026, la question de la conformité pèse lourd. Les obligations fiscales des logiciels de caisse et de facturation sont encadrées par l’administration fiscale française. Chez Medialog, nous sommes aux normes dans tous les sens du terme, et nous restons à jour.

Notre POS Medialog Restaurant est certifié NF525 par INFOCERT, la référence en matière de conformité fiscale pour les logiciels de caisse.

Notre PMS Medialog Hotel se prépare à la réforme de la facturation électronique : réception obligatoire des factures électroniques dès septembre 2026, émission obligatoire pour les PME à partir de septembre 2027. Une évolution que nous intégrons nativement, sans que vous ayez à vous en préoccuper.

Quand votre POS et votre PMS sont séparés, la conformité devient vite un casse-tête. Qui est responsable de la transmission des données à la plateforme agréée ? Quel système gère le e-reporting ? Qui garantit la cohérence des données fiscales entre les deux ? Avec des POS et PMS intégrés, la réponse est simple : un seul éditeur, une seule mise à jour, une seule certification.

Medialog : POS et PMS natifs, une seule plateforme

Medialog Hotel + Medialog Restaurant = même éditeur, même base, même support.

C’est ça, la force d’une solution native de POS et PMS intégrés. Pas d’interface tierce à maintenir, pas de connecteur qui plante un vendredi soir en plein service. Les deux logiciels sont conçus ensemble, par la même équipe, pour fonctionner ensemble.

Les fonctionnalités clés de l’intégration :

Transfert des notes restaurant vers la chambre
Facture consolidée hébergement + restauration au check-out
Suivi des petits déjeuners, demi-pensions et packages
Statistiques unifiées hébergement et restauration
Clôture séquencée POS puis PMS pour une intégrité totale des données
Rapports croisés avec détail par centre de profit et famille de vente
Suivi client avec historique séjour et consommations restaurant

Conclusion

Le choix de POS et PMS intégrés n’est pas un luxe. C’est un gain de temps quotidien, une fiabilité renforcée sur vos données et votre conformité, et une expérience client sans couture.

Medialog est le partenaire qui fait les deux, nativement. Un seul interlocuteur, une seule plateforme, zéro compromis. Et ce n’est qu’un début : Medialog travaille à automatiser encore davantage les échanges PMS↔POS, pour réduire à zéro les actions manuelles et renforcer la cohérence des données entre les deux systèmes.

Événements

Medialog à Food Hotel Tech 2026 — Stand F39

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article avril 2, 2026

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Medialog au Food Hotel Tech 2026 — Stand F39 — Food Hotel Tech 2026 – Stand F39

C’est quoi, Food Hotel Tech ?

Les 14 et 15 avril 2026, Paris Expo Porte de Versailles accueille la 9e édition de Food Hotel Tech, le salon de référence des solutions digitales et éco-responsables pour les professionnels de l’hôtellerie-restauration. Plus de 200 exposants, une trentaine de conférences d’experts, un village startups… c’est deux jours denses, pensés pour ceux qui veulent avancer concrètement sur leur transformation numérique.

Et cette année, on y sera. Retrouvez l’équipe Medialog au stand F39.

Ce qu’on vous montre sur le stand

L’idée n’est pas de vous faire une démonstration générique. Sur le stand F39, on prend le temps d’explorer vos enjeux. Vous gérez un hôtel avec restaurant ? Vous cherchez à simplifier vos paiements ? Vous voulez savoir comment votre PMS et votre caisse restaurant peuvent enfin fonctionner ensemble sans friction ? C’est exactement ce dont on parle.

Trois sujets seront au cœur de nos échanges :

PMS + POS tout-en-un. Une seule plateforme pour gérer la réception, les réservations, la facturation et la salle de restaurant — les charges F&B remontent directement dans le folio client. Pas de ressaisie, pas d’écart en fin de journée.

MedialogPay. Notre solution de paiement intégrée, développée en partenariat avec Adyen. Elle centralise vos flux, automatise la réconciliation bancaire et vous évite de jongler entre plusieurs interfaces. Simple, sécurisé, conforme PCI-DSS.

Et bien sûr, on répondra à toutes vos questions sur nos 130+ intégrations, notre architecture hybride cloud+local, et notre support 100% humain — parce que quand vous appelez, c’est quelqu’un qui décroche.

Depuis 1988, on accompagne les hôtels indépendants dans leur gestion quotidienne. Food Hotel Tech, c’est l’occasion de se retrouver, d’échanger en direct et de voir concrètement ce que nos outils changent au quotidien.

Venez avec votre badge gratuit

L’entrée est gratuite pour les professionnels de l’hôtellerie-restauration — le badge public est affiché à 99 €, mais en passant par notre lien d’invitation, vous l’obtenez sans frais. Le salon est ouvert de 9h à 18h les deux jours.

Il suffit de vous inscrire ici 👉 foodhoteltech.com/invitation/medialog

À mardi ou mercredi, stand F39 !

Si vous venez à FHT cette année, passez nous voir. Que vous soyez déjà client Medialog ou simplement curieux de découvrir ce qu’un PMS pensé pour les indépendants peut faire pour votre établissement, la conversation vaut le détour.

📅 14 et 15 avril 2026
📍 Paris Expo Porte de Versailles, Hall 4 — Stand F39
🎫 Inscription gratuite par ici

À très vite !

Étude de cas Uncategorized

NF525 : Tout savoir sur la certification de Medialog POS v9

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article mars 13, 2026

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NF525 Medialog Restaurant — NF525 : Tout savoir sur la certification de Medialog POS v9

La conformité fiscale NF525 au service de votre métier

La certification NF525 devient un enjeu majeur alors que la réglementation fiscale évolue en France. Chez Medialog, nous anticipons ces changements pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : la restauration.

Nous avons le plaisir de vous annoncer que Medialog Restaurant et l’ensemble de notre suite POS sont désormais certifiés NF525 par INFOCERT (Certificat n°525/0688-1). Cette certification est effective à partir de la version 9.x, notre version majeure certifiée.

Pourquoi est-ce une étape cruciale ?

Loi de Finances 2025 : Les règles se durcissent pour lutter contre la fraude à la TVA.
Certification vs Attestation : Contrairement à une simple attestation d’éditeur, la NF525 est une validation par un tiers de confiance.
Sérénité totale : Une structure rigoureuse pour garantir la perfection lors d’un éventuel contrôle fiscal.

Face aux exigences de l’administration, votre logiciel de caisse devient votre meilleur allié juridique.

Les 4 piliers de la norme ISCA

Pour répondre aux obligations du bulletin officiel BOI-TVA-DECLA-30-10-30, Medialog garantit quatre conditions fondamentales :

L’inaltérabilité : Une fois validé, un ticket ne peut plus être modifié ou supprimé. Même la génération d’une note provisoire est sauvegardée.

La sécurisation : Chaque transaction et événement important sont « scellés » en base de données par une signature électronique unique.

La conservation : Toutes les opérations sont tracées de manière chronologique dans le Journal des Événements Techniques (JET).

L’archivage : Les données sont conservées 6 ans minimum dans une archive fiscale sécurisée et restituable à tout moment.

La certification NF525, délivrée par INFOCERT, est la référence en matière de conformité pour les commerçants assujettis à la TVA en France. Elle prouve que le logiciel respecte les critères de fiabilité les plus stricts.

Ce qui change sur votre POS (Version 9.x)

Le passage à la norme NF525 introduit des évolutions majeures dans la gestion de vos pièces justificatives :

Nouvelle nomenclature : Chaque document possède son propre préfixe et numéro chaîné (ex: TCK- pour les tickets, FAC- pour les factures, NOT- pour les notes).

Gestion des impressions : Conformément à la loi anti-gaspillage de 2023, l’impression automatique est proscrite. Une popup d’action apparaît en fin de processus.

Interdiction de la TVA sur les notes : Il est désormais strictement interdit d’afficher le calcul de la TVA sur les notes provisoires (avant paiement).

Traçabilité des duplicatas : Tout duplicata de note ou de ticket doit désormais être justifié et enregistré dans le système.

Le JET : La « Boîte Noire » de votre établissement

Le Journal des Événements Techniques (JET) est un registre chronologique qui enregistre tous les événements significatifs du cycle de vie de votre logiciel.

La vraie question est : votre système actuel est-il prêt à justifier chaque action ?

Suivi des opérations sensibles

Le JET enregistre les ouvertures de sessions, les abandons de transactions commerciales non encore enregistrées et les passages en note « offerte ».

Archive Fiscale Automatique

L’archive fiscale est un fichier sécurisé (.zip) contenant l’ensemble de vos données de caisse. Elle est générée automatiquement lors de la clôture d’une année civile. Vous pouvez y accéder directement depuis votre portail de gestion.

Clôtures périodiques obligatoires

Pour garantir l’intégrité des « Grands Totaux », le système impose l’enregistrement des clôtures journalières, mensuelles et annuelles. L’utilisateur n’a pas à intervenir : ces opérations sont automatisées et stockées en base de données.

Êtes-vous concerné par la NF525 ?

Trois critères permettent de vérifier si votre établissement doit utiliser un logiciel certifié :

✓ Vous collectez la TVA.
✓ Vous encaissez des particuliers et des professionnels.
✓ Vous utilisez une solution de caisse (POS).

❌ Note importante : Les établissements situés en dehors du territoire français ne sont pas soumis à cette obligation. Le paramètre « NF525 » n’est alors pas activé, libérant le logiciel de ces contraintes spécifiques.

✔ Pour les établissements français : Medialog version 9.x active automatiquement ces sécurités pour vous protéger.

Conclusion

La certification NF525 n’est pas qu’une contrainte administrative, c’est un gage de transparence et de modernité. En choisissant Medialog Restaurant v9, vous vous équipez d’un outil robuste, validé par INFOCERT, qui place la sécurité de vos données et la conformité de votre gestion au sommet de ses priorités.

Ne laissez aucune place à l’incertitude lors de vos bilans comptables. Choisissez un partenaire qui anticipe la loi pour protéger votre avenir.

Étude de cas

Cybersécurité hôtelière : votre PMS est-il un rempart ?

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article mars 9, 2026

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La cybersécurité hôtelière et protection des données — La cybersécurité hôtelière : votre PMS est-il un rempart ?

Le défi du tout numérique

À l’ère du tout numérique, la cybersécurité hôtelière n’est plus une option, c’est une priorité absolue. Un hôtel manipule quotidiennement des données ultra-sensibles : identités, passeports et coordonnées bancaires.

L’importance croissante des données personnelles.

Les risques permanents : phishing, ransomware, et erreurs internes.

Le rôle central du logiciel de gestion.

Face à la multiplication des cyberattaques, comment s’assurer que votre établissement reste une forteresse ?

La réponse réside dans le choix d’un écosystème technologique robuste et certifié.

RGPD et protection des données : au-delà de la contrainte

Pourquoi est-ce crucial ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre strictement la manière dont vous traitez les informations de vos voyageurs.

Chez Medialog, nous intégrons nativement les principes de « Privacy by Design » pour protéger les données personnelles dans le PMS.

La première protection : la gestion des rôles. Chaque utilisateur n’accède qu’à ce dont il a besoin.

La deuxième : le droit à l’oubli. Le PMS permet d’effacer ou de masquer les données tout en respectant les 10 ans de conservation légale des factures.

La troisième : la transparence. Vos clients peuvent s’opposer au transfert de leurs données vers des partenaires tiers directement depuis leur fiche.

Le PMS Medialog agit en tant que sous-traitant (art. 28 du RGPD) pour le compte de l’hôtelier, responsable du traitement. Les données sont stockées exclusivement au sein de l’Union Européenne pour garantir une protection juridique et technique maximale.

La protection bancaire (PCI-DSS)

Pour aller plus loin sur la gestion de vos flux financiers, vous pouvez aussi lire : Comment sécuriser vos paiements hôteliers.

La cybersécurité hôtelière passe inévitablement par la sécurisation des cartes bancaires. Le risque de fraude ou de contestation est permanent.

Medialog applique une stratégie de « zéro stockage local » pour les numéros de carte :
Zéro PAN local : Les numéros de carte ne sont jamais stockés sur le serveur physique de votre hôtel.

Coffre-fort Cloud : Les données transitent et dorment dans un environnement certifié PCI-DSS.

Purge automatique : Le système supprime les données sensibles 15 jours après le départ du client ou l’expiration de la carte.

Cette approche élimine le risque de vol de données bancaires en cas d’intrusion physique ou numérique sur votre infrastructure locale.

Trois piliers de défense

Face aux menaces, trois niveaux de protection existent dans votre PMS.

La vraie question est : votre système actuel est-il prêt à réagir ?

Résilience face aux Ransomwares

En cas d’attaque par ransomware (chiffrement malveillant de vos fichiers), l’architecture hybride de Medialog est un atout majeur.
Grâce à la réplication en temps réel vers nos data-centers, vos données restent intactes et récupérables même si votre serveur local est compromis.

Gestion granulaire des accès

La cybersécurité hôtelière commence par l’humain. Le PMS permet de définir des droits d’accès précis (logs de traçabilité).
Vous savez exactement qui a consulté une fiche client ou manipulé un moyen de paiement, limitant ainsi les risques de fuite interne.

Écosystème et API sécurisées

L’ouverture vers des tiers (Channel Manager, serrures) ne doit pas être une faille.
Le PMS Medialog contrôle strictement les flux via API, garantissant que vos partenaires n’accèdent qu’aux données strictement nécessaires à leur service.

Comment vous pouvez faire ?

❌ « Mon hôtel est trop petit pour être piraté » est une idée reçue dangereuse.

✔ Un PMS sécurisé réduit 90% des risques de perte de données.

Il est indispensable d’adopter des réflexes simples au quotidien pour renforcer votre **cybersécurité hôtelière** :
Mettez à jour vos logiciels régulièrement, ne notez jamais de codes de carte sur papier et formez vos équipes au phishing.

Le choix de votre technologie est votre meilleur investissement sécurité.

Par exemple :

Audit régulier : Vérifiez chaque mois la liste des utilisateurs actifs et leurs droits.
Double authentification : Sécurisez les accès distants via des protocoles HTTPS/TLS.

Conclusion

La cybersécurité hôtelière n’est pas qu’une affaire d’informaticiens, c’est un enjeu de réputation et de continuité métier. En pratique, la sécurité de vos données dépend de la robustesse de votre PMS et de sa conformité aux standards internationaux comme le RGPD et le PCI-DSS.

Ne laissez pas une faille de sécurité gâcher votre saison. Choisissez un partenaire qui place la protection de vos clients au cœur de son architecture.

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Sécurisation paiement hôtel : l’arme anti no-show

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article février 9, 2026

sécurisation paiement hôtel

La sécurisation paiement hôtel est devenue indispensable pour réduire les no-shows. Face à la hausse des réservations pour Pâques et le mois de mai, protéger son établissement n’est plus seulement une question de comptabilité, c’est une véritable stratégie pour garantir votre revenu hôtelier.

En utilisant une solution intégrée comme MedialogPay, vous transformez une simple VAD (Vente à Distance) en une garantie financière ferme.

1. La Vente à Distance (VAD) : Le risque du litige

La VAD est le principe de faire payer un client à distance via un lien sécurisé ou un QR code. Le saviez-vous ? Une simple prise de numéro de carte par téléphone est la porte ouverte aux contestations bancaires.

L’explication technique : Sans authentification forte (3D Secure), la banque donne presque systématiquement raison au client. Utiliser une VAD sécurisée est votre seule preuve de consentement irréfutable.

2. Garantir le revenu hôtelier sur les périodes de forte demande

Pâques et les ponts de mai arrivent à grands pas. Chaque chambre vide à cause d’un client qui ne vient pas est une perte nette. Pour réduire les no-shows, la solution est simple : automatiser le prélèvement des arrhes via un lien de paiement dès la réservation.

Avec MedialogPay, vous protégez votre revenu hôtelier grâce à :

La gestion automatisée des pré-autorisations.
Le traitement sécurisé des cartes virtuelles (Booking, Expedia).
Un TPE connecté pour une sécurisation paiement hôtel totale au check-out.

3. Pourquoi choisir une solution intégrée au PMS ?

La force de MedialogPay réside dans son intégration native avec votre logiciel Medialog. En résumé, la sécurisation paiement hôtel avec MedialogPay vous simplifie la vie et sécurise chaque VAD traitée par vos équipes.

Les bénéfices immédiats :

Zéro ressaisie : Le montant est envoyé directement au terminal.
Réconciliation automatique : Idéal pour suivre votre revenu hôtelier en temps réel.

Conclusion & FAQ

Comment réduire les no-shows efficacement ?
L’automatisation via un lien de paiement 3D Secure est la méthode la plus fiable pour réduire les no-shows et garantir votre revenu hôtelier en cas d’absence du client.

Pourquoi privilégier la VAD sécurisée ?
La VAD classique par téléphone est risquée. La sécurisation paiement hôtel via MedialogPay élimine les litiges bancaires et protège votre trésorerie.

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Étude de cas

Occupation hôtelière en janvier : mythe ou réalité ?

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article janvier 15, 2026

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Icône occupation hôtelière en janvier — Occupation hôtelière en janvier : mythe ou réalité ?

Le mythe et la question

L’occupation hôtelière en janvier est souvent présentée comme faible, presque “logique”, parce que janvier serait le mois le plus déprimant de l’année.

La fameuse date, celle du 21 janvier.

La date fatidique, dite comme la plus déprimante de l’année.

Le moment où tout le monde a l’impression que l’hiver ne va jamais s’arrêter.

Qu’on n’a pas vu le soleil depuis des semaines.

Que tout le monde est sous au moins cinq couches pour sortir dehors.

Mais donc, si tout le monde déprime, est-ce que ça veut dire qu’il y a plus ou moins de clients dans les hôtels ?

Janvier et le moral : un fait statistique, pas une opinion

Pourquoi ?

Pourquoi est-ce que tout le monde a le moral dans les chaussettes en janvier ?

Bon, si vous avez déjà eu cette conversation, vous connaissez sûrement la réponse. Mais au cas où, plusieurs raisons expliquent ce phénomène.

La première : c’est quand la dernière fois que vous avez vu 10 heures de soleil d’affilée ?

La deuxième : l’enchaînement des fêtes. Tout le monde rentre chez soi épuisé, physiquement et mentalement.

La troisième : l’argent. Après les fêtes et les cadeaux, plus grand-chose ne reste sur le compte, ce qui limite fortement les envies et les possibilités.

Des études cliniques ont identifié un trouble affectif saisonnier (Seasonal Affective Disorder, TAS),
une forme de dépression récurrente qui émerge en automne et en hiver et s’atténue au printemps et en été.
Englobant des symptômes allant de la baisse d’énergie et de motivation à des états dépressifs modérés, ce phénomène touche plusieurs pourcents
de la population dans les régions tempérées et est lié à la diminution de l’exposition à la lumière naturelle pendant les mois les plus sombres.

La data

Pour aller plus loin sur l’analyse des comportements clients, vous pouvez aussi lire : Comment chaque génération voyage.

Les données internes de 2025 montrent une progression du taux d’occupation sur l’ensemble des catégories hôtelières par rapport à l’année précédente.
Cette lecture aide à comprendre l’occupation hôtelière en janvier au-delà des idées reçues.

Cette hausse est particulièrement marquée dans les segments 3, 4 et 5 étoiles, où l’augmentation de l’occupation atteint respectivement
+3,5, +3,9 et +13,6 points.

Ces résultats montrent une chose simple : la saisonnalité hôtelière n’est pas un “verdict”, c’est une dynamique. Et selon les segments, elle n’évolue pas dans le même sens.

L’occupation reste simplement plus basse que lors des mois les plus forts, comme juillet à Paris, qui constitue un pic de saison. Cette lecture permet de mieux comprendre l’occupation hôtelière en janvier, souvent perçue comme plus faible qu’elle ne l’est réellement.

L’idée d’un mois de janvier structurellement défavorable à l’hôtellerie apparaît ainsi réductrice, voire incorrecte, dès lors que l’analyse distingue les catégories et les dynamiques de clientèle.

Occupation hôtelière en janvier par catégorie hôtelière

Données générées par Stathotel

Trois profils

En janvier, trois types de clients existent dans les hôtels.

La vraie question est donc simple : lequel avez-vous envie d’attirer ?

Hôtellerie urbaine business

À Paris, l’hôtellerie urbaine à dominante business présente une saisonnalité marquée. L’hôtellerie business est particulièrement sensible au calendrier professionnel.
Les données de janvier montrent un taux d’occupation compris entre 63 % et 67 % selon les catégories 2 à 4 étoiles, soit les niveaux les plus bas de l’année.
À l’inverse, en juillet, mois le plus occupé, l’occupation dépasse régulièrement 75 %, et atteint même plus de 85 % sur certains segments.

Cet écart ne s’explique pas par une pression tarifaire. Les prix moyens restent relativement soutenus en janvier.
La baisse vient surtout d’une contraction du volume de nuitées vendues. Elle reflète le ralentissement du calendrier professionnel en début d’année :
moins d’activité économique, baisse des déplacements corporate et rareté des grands événements.

Hôtellerie de loisirs d’hiver

À l’inverse de l’hôtellerie urbaine, les destinations de loisirs d’hiver abordent janvier comme un mois de haute saison. Parmi eux, l’hôtellerie de montagne occupe une place centrale en janvier.
En montagne, la demande ne se contracte pas sous l’effet de l’hiver : elle en constitue le moteur.
L’enneigement, les vacances scolaires et la nature planifiée des séjours placent janvier au cœur du calendrier touristique.

L’hôtellerie de montagne fonctionne donc à l’opposé de l’urbain. Janvier ne constitue pas une anomalie, mais un révélateur.
Selon la nature de la demande, un même mois peut produire des dynamiques hôtelières opposées.

Hôtellerie d’évasion (soleil, long séjour)

Contrairement aux profils précédents, l’hôtellerie d’évasion climatique ne repose ni sur des contraintes professionnelles ni sur la valorisation de l’hiver comme ressource touristique.
Elle s’inscrit dans une logique différente : celle de l’évitement.

Ce type de voyage répond à une recherche explicite de soleil, de lumière et de conditions météorologiques plus favorables.

Ce modèle d’évasion montre que la saisonnalité hôtelière n’implique pas mécaniquement une baisse de la demande touristique,
mais plutôt une redistribution des flux vers des territoires capables d’offrir une alternative climatique.

Hôtellerie de montagne et saisonnalité hôtelière en janvier : business, montagne et évasion climatique

Comment vous pouvez faire ?

❌ « Janvier est déprimant donc les hôtels sont vides » est faux.

✔ Janvier modifie les comportements, pas toujours dans le même sens.

Il est impossible d’attribuer une baisse d’occupation au “moral” seul. Le mois de janvier est peut-être le plus « déprimant », mais beaucoup d’autres éléments entrent en jeu :
les prix, les congés, la météo, l’inflation. Janvier n’est donc pas un « mauvais mois » universel.

Il exige surtout un positionnement clair, que vous devez choisir en fonction de votre emplacement : business, loisir, bien-être, évasion climatique.

Il faut ensuite s’adapter au maximum, notamment sur le pricing, pour rester attractif. Votre marketing doit rester saisonnier afin d’attirer le bon client au bon moment,
et vos offres doivent être pensées selon chaque profil.

Par exemple :

Offre business : salle de conférence gratuite pendant 1 heure.
Offre bien-être : –20 % sur les massages ou les soins.

Conclusion

Janvier est statistiquement un mois plus sombre sur le plan psychologique, mais son impact sur l’hôtellerie n’est ni uniforme ni mécanique. En pratique, l’occupation hôtelière en janvier dépend surtout du positionnement, bien plus que du contexte psychologique.
L’activité hôtelière y est fortement saisonnière, mais surtout segmentée.

Et au final, l’occupation hôtelière en janvier dépend surtout du positionnement et du type de clientèle.
Toute analyse globale qui ignorerait cette segmentation passerait à côté de la réalité économique du secteur.

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Étude de cas

Comment chaque génération voyage?

Auteur de l’article Par Tara MCGOWAN
Date de l’article novembre 28, 2025

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Comment chaque génération voyage ?

Comment les attirer

Cette génération voyage encore avec leurs parents. Pour attirer les familles avec des enfants de la génération Alpha, il est utile de proposer une garderie, un espace de jeux, des horaires de piscine réservés aux familles, des repas en portions enfants ou des menus adaptés.

Conclusion

Chaque génération voyage différemment. En tant qu’hôtelier, vous ne pouvez pas plaire à tout le monde. Il est plus efficace de choisir une ou deux générations à cibler en priorité.

Un baby boomer n’a pas les mêmes attentes qu’un Gen Z. En revanche, des parents millennials vont souvent aligner leurs choix sur les besoins de leurs enfants de la génération Alpha.

La clé pour réussir à jongler avec tout cela : des outils PMS et POS flexibles et intégrés pour personnaliser l’expérience, digitaliser les interactions et simplifier la gestion.

Medialog accompagne les hôteliers dans cette adaptation, du check in digital au suivi personnalisé du client, du PMS au CRM en passant par le paiement. Tout avec Medialog.

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